Co to jest Lean Management?

Wyrażenie Lean Management i wszystkie wyrażenia pochodne (Lean Manufacturing, Office, Accounting, Healthcare, itp.), pojawiają się w naszej pracy - w fabrykach, biurach, finansach, czy szpitalach. Obecnie odbywa się również sporo konferencji na ten temat, trwają studia podyplomowe kształcące w tym kierunku, a także publikowanych jest coraz więcej ogłoszeń o pracę, w których wymaga się znajomości narzędzi Lean. Odpowiedzmy więc...

Co to jest Lean?

Lean jest to strategia zarządzania firmą, opierająca się na dostarczaniu klientom produktów/usług jakich oczekują, w jak najprostszy sposób, z zachowaniem szacunku dla załogi pracującej w przedsiębiorstwie.

W literaturze są wymieniane następujące filary Lean:
- określenie i tworzenie wartości dla klienta;
- ciągłe doskonalenie procesu poprzez eliminację marnotrawstw (z definicji 7 marnotrawstw);
- szacunek dla załogi, poprzez postawę przywództwa kadry zarządzającej.



  Szkolenia, wyjazdy, benchmarkingi w duchu Lean - sprawdź w sekcji:
  --> Szkolenia Lean

  Nowe artykuły w dziale Technologie wspierające Lean. Jeden dzień zamiast miesiąca?
   --> Czytaj tutaj

W codziennej praktyce, Lean jest ciągłą obserwacją swojej pracy i pytaniem się, co mogę zrobić z oferowanymi przez nas produktami/usługami i procesami, by spełnić wymogi naszych klientów. Tak, aby zapewnić im szybką realizację przy odpowiedniej jakości produktu/usługi. Lean nieodłącznie wymaga wspierania swoich pracowników, aby poprzez naszą postawę stawali się profesjonalistami w swoim obszarze pracy oraz załogą zdolną do rozwiązywania problemów i ciągłego doskonalenia przedsiębiorstwa.

Dlaczego takie zarządzanie nazywa się Lean?

Wyrażenie to spopularyzował pod koniec lat osiemdziesiątych XX-go wieku James Womack, który badał produktywność amerykańskich, europejskich i japońskich fabryk, nazywając procesy tych ostatnich, jako „szczupłą produkcję”. System Produkcyjny Toyoty (TPS – Toyota Production System), stawiany za wzór charakteryzował się produkcją towarów bardzo dobrej jakości, generując przy tym niższe koszty i pochłaniając mniejsze zasoby, niż fabryki na pozostałych kontynentach.



Przenosząc koncepcję do USA, początkowo skupiono się na narzędziach, a właściwie metodach, którymi posługiwali się japońscy zarządzający (wśród nich: Just in Time, Kanban, Jidoka, Andon, 5S, praca standaryzowana, zarządzanie wizualne, TPM, SMED). Obecnie, po ponad dwudziestu latach pracy z Leanem, amerykańscy zarządzający zwracają uwagę na inny, pomijany dotąd zbyt często aspekt zmiany przedsiębiorstwa. Autorzy tacy jak Bob Emiliani, Mike Rother, czy Arthur Byrne zwracają uwagę na potrzebę zmiany podejścia zarządzających do swojej załogi. Jest to podejście nazywane „przywództwem Lean” lub czasem z języka angielskiego „Lean Leadership”.

Błędne rozumienie Lean?

Lean jest czasem określane jako system eliminacji marnotrawstw, czy redukcji kosztów. Takie określenia są zbyt dużym uproszczeniem, nie pokazującym istoty systemu wypracowywanego przez dziesięciolecia (od około 1950 roku) w Toyocie. Jest też czasem błędnie kojarzony przez polskich pracowników, jedynie z audytami kontrolującymi zachowanie porządku na stanowisku pracy, wyklejaniem linii w hali produkcyjnej oraz wszechobecnym wieszaniu instrukcji i symboli, czy mierzeniem czasu pracy i zwiększaniem norm. Błędny obraz na temat Lean wynika często z nieodpowiedniej postawy zarządzających (także najwyższego szczebla – jak mówił m.in. Masaaki Imai).



Lean a KAIZEN

Właśnie Masaaki Imai, współpracujący przed laty z Taiichi Ohno określa sposób zarządzania wywodzący się Toyota Production System, jako KAIZEN. Jest to wyrażenie uzyskane z dwóch japońskich słów Kai (zmiana) oraz Zen (dobry) i oznacza zmianę na lepsze. Potrzeba ciągłego doskonalenia zakładu powodowała wypracowanie pewnych metod (5S, PDCA, Andon, praca standaryzowana, zdefiniowanie głównych marnotrawstw w zakładzie, itp.), które pomagały w doskonaleniu procesów. Są to metody określane często właśnie jako narzędzia Lean. Samo wyrażenie Kaizen zostało przez wielu zarządzających Lean zdeprecjonowane i jest używane, jako opis narzędzia polegającego na składaniu wniosków poprawy. Jednak KAIZEN, czyli ciągłe doskonalenie, należy traktować jako fundament Lean Management, bez którego zakład będzie posiadał jedynie wyrywkowo wybrane elementy „szczupłego zarządzania”.

Jak wprowadzić zakład na ścieżkę ciągłego doskonalenia?

Poprzez dogłębne zrozumienie procesów w swoim przedsiębiorstwie i występujących w nich problemów, aktywne słuchanie ludzi oraz stosowanie znanych, skutecznych narzędzi Lean. Wiedzę  na ich temat można pogłębiać coraz szerzej także w Polsce podczas konferencji, szkoleń, studiów podyplomowych. Są one także opisane w bazie wiedzy LeanCenter. Ważna jest cierpliwość, powolna budowa świadomości na temat istoty ciągłego doskonalenia.



Jak poznać, czy firma posiada Lean?

Właściwie bardziej adekwatne jest pytanie, jak poznać, czy zakład jest zarządzany w oparciu o ciągłe doskonalenie? Posiadanie wielu zawieszek z obrazkowymi instrukcjami i standardami pracy oraz czystość w zakładzie i organizacja stanowisk z tablicami cieni mogą pokazać, że zarządzający przedsiębiorstwem poznali narzędzia Lean i starają się wdrażać je na swoim podwórku. Karty Kanban, skrzynki poziomowania produkcji, czy linie produkcyjne zorganizowane w U-gniazda o przepływie jednostkowym świadczą o tym, że w tych systemach ujrzano szansę na lepsze planowanie produkcji, eliminację marnotrawstw i skrócenie czasu dostawy do klienta. Pracownicy produkcyjni świetnie znający 5S w języku japońskim, mogą błyszczeć przed zwiedzającym zakład, bo kazano im się obowiązkowo ich nauczyć przed jednym z wewnętrznych audytów. Tablice produkcyjne i codzienne, krótkie spotkania zarządzających, kolorowe wykresy – również mogą sprawić wrażenie, że zakład poważnie podchodzi do Lean. Ale czy tak jest?

Zobacz także: 5S w pigułce - infografika

By odpowiedzieć sobie na to pytanie, zatrzymajmy się dłużej na tym co robią pracownicy. Czy zgłaszane i rozwiązywane są nawet najdrobniejsze problemy? Czy zaznaczane i analizowane są wszystkie mikroprzestoje? Czy pojawienie się wadliwego produktu na stanowisku pracy powoduje zatrzymanie całej linii produkcyjnej, tak jak było to właśnie w Toyocie, której produkcja stała się wzorcem dla Lean Management? A może zarządzający twierdzą, że: „w naszym zakładzie pozbyliśmy się już wszystkich problemów dzięki Lean”? Jeśli tak mówią, poobserwujmy pracę zakładu nieco dłużej i dokładniej... Szybko odkryjemy, czy rzeczywiście ciągłe doskonalenie stało się tu wyrobioną przez lata kulturą zarządzania.