5S w komputerze

Obecnie w firmach obieg dokumentów, informacji, odbywa się w głównej mierze w przestrzeni wirtualnej. Komputery stały się niezbędne w codziennej pracy. Cyfrowe pliki nie różnią się od papierowych dokumentów, a jeśli nie mamy dobrego sposobu organizacji, to prędzej czy później są duże szanse na pogubienie się. Ale nie ma lepszego sposobu, aby zatrzymać bałagan plików, a praca była bardziej efektywna jak racjonalne zarządzanie plikami. 
    Wiele osób przechowuje na swoich komputerach niesamowite ilości danych. Gromadzimy wiele informacji w plikach na dysku. Zapisujemy niemal wszystko. Tylko czy wszystko jest nam potrzebne? Większość z nas nie ma pojęcia co jest na jego komputerze. Trudno nam jest znaleźć miejsce, gdzie przechowujemy określone dane. Niejednokrotnie nadajemy różne nazwy dla tych samych plików, tworzymy niepotrzebne kopie dokumentów. Co powoduje, ze tracimy czas, aby znaleźć interesujące nas dane. Mamy masę zapisanych danych, ale nigdy nie możemy nic znaleźć, kiedy akurat potrzebujemy.
Przechowujemy niepotrzebne emaile obciążając dodatkowo PC, co spowalnia jego pracę. Komputer chodzi wolno, a dokumenty otwierają się tak wolno, że tracimy cierpliwość , co powoduje dodatkowa frustrację w tym szybkim świecie. Wolniejszy rozruch komputera może też być spowodowany iż nagromadziły nam się wpisy w autostarcie, niekiedy niepotrzebne, bądź już nieistniejące.

Krok pierwszy 1S - SEIRI - Sort - SELEKCJA
Celem 1S jest mieć tylko te informacje elektroniczne, które są nam potrzebne do pracy, a usunięcie wszystkich niepotrzebnych.
Jeśli chcemy mieć skuteczny PC, musimy uwzględnić w kategorii SELEKCJA, trzy obszary krytyczne. A mianowicie są to pliki, oprogramowanie i e-maile. Na początek należy usunąć zbędne pliki, nieużywane aplikacje na komputerze oraz stare e-maile, to spowoduje uwolnienie pamięci na dysku. Jeśli przechowujesz pliki, które są ci potrzebne, ale rzadko ich używasz np. prezentacje zakończonych projektów albo zdjęcia, kup pamięć zewnętrzną i tam zapisz dokumenty. Nie zachowuj rzeczy dłużej niż to konieczne lub wymagane. Informacje, które przechowujemy tracą na wartości z upływem czasu.
I tak można sortować pliki według rozmiaru. Wtedy przeglądamy ogromne pliki w pierwszej kolejności i usuwamy jeśli nam są niepotrzebne. Kolejną rzeczą jest przeszukiwanie plików o rozszerzeniu"*. Doc" i ułożenie według daty utworzenia. Następnie sortowanie zaczynamy od najstarszych plików.
Oczyszczamy pulpit z nieużywanych skrótów do plików, zostawiamy około 5 skrótów, których używamy najczęściej.

Krok drugi 2S - SEITON - Set in Order – SYSTEMATYKA
„Miejsce na wszystko i wszystko na swoim miejscu„
Aby uporządkować komputer trzeba go zorganizować. Stworzyć dobrze udokumentowane struktury katalogów przechowywania danych. Pliki i pod foldery ułożyć tak jak książki w bibliotece. Przykładowo można utworzyć folder "Lean ", a następnie utworzyć podfoldery "5S", „KAIZEN”„ itp.
Tak należy ułożyć pliki, aby był do nich łatwy dostęp. Innym dobry pomysł to odpowiednie datowanie plików (np. miesięczny raport produkcyjny lub foldery ze zdjęciami), zamiast stoswować nazwę "raport produkcyjny 27 kwiecień 2010", czy „ zdjęcia magazynu 06.06.2011 można użyć "20100427 raport produkcyjny" lub 20110606 Magazyn”. Wykorzystujemy wówczas  uniwersalny kod czasowy RRRRMMDD. Pliki są następnie samo sortowanie według daty zwartej w nazwie pliku.

Krok trzeci 3S - SEISO - Sweep, Shine - SPRZĄTANIE
Gdy już mamy uporządkowane pliki i foldery i oczyszczony pulpit, należy zorganizować same dane. System Windows zawiera dwa automatyczne narzędzia porządkujące, Disk Cleanup i Defragmentator dysków, który pomoże zwolnić więcej miejsca na dysku twardym i pomoc komputerowi pracować bardziej efektywnie.
Disk Cleanup, Oczyszcza dysk, kompresuje stare pliki, aby zwolnić miejsce na dysku.
Defragmentator dysków skanuje dysk twardy i konsoliduje pliki, które mogą być rozrzuconych po całym dysku.
Droga dostępu:
Start --> Programy --> Akcesoria --> Narzędzia systemowe --> Defragmentator Dysku
Start --> Programy --> Akcesoria --> Narzędzia systemowe --> Disk Cleanup
Podobnie ma się rzecz z emailami, menu Narzędzia, a następnie oczyszczania skrzynki pocztowej. Nieistotne e-maile stają się głównym niszczycielem czasu .
Oczywiście należy utrzymywać fizycznie komputer w czystości. wolność od kurzu i zanieczyszczeń może przedłużyć mu życie. Nagromadzony pył, szczególnie w wentylatorach chłodzących może mieć poważne konsekwencje np. przegrzanie komponentów. A czysty ekran niech będzie naszą wizytówką.

Krok czwarty 4S - SEIKETSU - Standardize – STANDARYZACJA
W tym kroku należy wprowadzić standardy do naszej pracy elektronicznej, czyli opracować sposób (najlepszy dla nas, aby szybko odnaleźć interesujący nas plik) organizowania, nazywania plików i folderów. Podobnie jak w "normalnym" 5S musimy ustanowić odpowiednie systemy.

Krok piąty 5S - SHITSUKE - Sustain - SAMODYSCYPLINA
Ostanie 5S jest to automatyczna realizacja czterech poprzednich zasad. Wprowadzone wcześniej trzy zasady +1S należy uczynić codziennym zwyczajem, nawykiem.
Powinno się wprowadzić rutynowe zadania. Najlepiej ułożyć sobie grafik w kalendarzu, aby przynajmniej raz w miesiącu przesortować pliki i usunąć te zbędne, czy zapisać dane na zapasowej kopii. Zaplanować automatyczne czyszczenie, skanowanie dysków. Ustalić harmonogram sprzątania klawiatury, monitora. Jak często sprzątać swój komputer ? to zależy od Was, ważne aby to robić!
Wprowadzenie 5S do naszych komputerów może okazać się kluczem do sukcesu w wydajności naszej pracy, eliminując marnotrawstwo. Zaoszczędzimy mnóstwo czasu, pieniędzy i nerwów. Jest to pierwszy krok do niezaśmiecania sobie komputera i swojego życia.