Spotkania przy tablicach – wartość czy strata?

Codzienna odprawa produkcyjna to chleb powszedni. W zależności od organizacji trwa od kilku minut do… pewnie nie ma żadnej granicy. Czy są potrzebne? Uważam, że jest to fundament organizacjach. Bez komunikacji nie ma nic. Jakie zatem działania mogą wpłynąć na to, że spotkanie będzie efektywne i nie będzie stratą? Nie ma ideału, ale warto wziąć pod uwagę kilka aspektów, które pomagają i które przeszkadzają w spotkaniach przy tablicach, bądź jak kto woli podczas odpraw.

Otoczenie

Odpowiednie miejsce jest niezbędne do tego, aby móc przeprowadzić odprawę. Przede wszystkim takie, które jest łatwo dostępne i nie przeszkadza w bieżącym funkcjonowaniu firmy (np. spotkanie na środku hali o wzmożonym ruchu wózków widłowych). Dobrą praktyką będzie zapewnienie odpowiedniego nagłośnienia w przypadku dużego hałasu w miejscu spotkania. Jeśli nie zapewnimy dobrych warunków, zarówno osoby mówiące, jak i słuchające nie będą skupiały się na meritum.

Zarządzanie wizualne

Jeszcze kilka lat temu nie do końca rozumiałem idei zarządzania wizualnego, pomimo moich doświadczeń w pracy w dziale jakości. Ogromną wartość jaką daje zarządzanie wizualne doceniam tak naprawdę dziś i wierzcie lub nie, ale to działa. To co widać łatwiej zrozumieć, a przede wszystkim śledzić. Dlatego też warto aby najważniejsze KPI danej organizacji były widoczne na tablicach i omawiane każdego dnia. Dodatkowo polecam zastosować metodę kolorów, dzięki czemu można odróżnić trendy pozytywne od negatywnych.

Metoda

Wydawać by się mogło, że metoda spotkań nie jest ważna. A ja wam powiem, że jest (i co mi zrobicie :))! Któregoś dnia podczas obchodu na hali z osobami odwiedzającymi nasz zakład ktoś zapytał: „Ale skąd ktoś obcy może się w tym połapać?”. Na początku pomyślałem, że przecież ktoś obcy nie musi tego rozumieć, bo u nas nie pracuje. No ale uczymy się całe życie. Na jednym z workshopów, na którym byłem, zobaczyłem plan spotkania porannego, który bardzo mi się spodobał i dostosowałem go wraz z zespołem do własnych potrzeb.

Dziś nasze spotkanie poranne trwa maksymalnie 15 minut. Każdy z działów wie co ma raportować i o czym mówić. Standard jest jasno określony i codziennie przestrzegany. Tematy, które są wątpliwe, czy też niejednoznaczne zostawiamy na koniec i dyskutujemy tylko w ograniczonym gronie, nie tracą niepotrzebnie czasu innych.



Leadership

To słowo – a właściwie największa wartość każdego menedżera – w przypadku spotkań przy tablicy mogłoby się wydawać ciut przesadzone. Według mnie jednak tak nie jest. Spotkanie przy tablicach daje możliwość ludziom wypowiedzenia się i zwrócenia uwagi na ważne aspekty funkcjonowania firmy, czy też eskalacji ważnych problemów. Buduje to atmosferę współpracy i posiadania wpływu na to co się dzieje w organizacji.

Dodatkowo osoba zarządzająca danym spotkaniem może przekazać co jest ważne danego dnia, nadać priorytety i dać informację zwrotną – pozytywną, czy też negatywną odnośnie tego co się aktualnie dzieje. Wbrew pozorom ma to ogromny wpływ na podejmowane decyzje przez pracowników oraz motywację do dalszego działania. Tu musi być lider, który będzie pilnował odpowiedniego przebiegu spotkania oraz dyscyplinował innych. Koniecznie zapiszcie ten punkt.

Tickety

Powyższe aspekty są według mnie istotne dla każdego codziennego spotkania produkcyjnego. Kilka miesięcy temu w swoim zakładzie udało się nam wdrożyć proste, acz skuteczne rozwiązanie w postaci tablicy scrumowej. Problemem była bardzo duża ilość zadań w nowych projektach, które aktualnie wdrażamy. Wykorzystaliśmy zwinną metodologię (nie chcę tego nazywać Agile – byłoby to przesadą), która wydawała nam się odpowiednia przy dużej zmienności warunków, w których pracowaliśmy. Dodam, że był to czas pierwszej fali Covid-19, przy ograniczonych zasobach personalnych  i skróconym czasem pracy.

Metodologia polegała na wykorzystaniu tablicy, na której rozrysowaliśmy plan produkcji, rozrysowaliśmy zasoby i przydzielaliśmy je na bieżąco w zależności od potrzeb. Dla zadań szczegółowych wprowadziliśmy system ticketów, czyli małych zleceń zadań, które przeglądamy codziennie. Każdy z działów ma swoją linię z priorytetami, a zadania wymagające wykonania w czasie dłuższym niż dwa tygodnie trafiają na tzw. parking zadań.



Czy to działa? Któregoś dnia byłem pozytywnie zaskoczony, gdy zobaczyłem podobną tablicę dla działów technicznych, która pracuje w tym samym systemie.

Czy są minusy? Oczywiście, że tak. Po kilku miesiącach doświadczeń i opanowaniu nieco sytuacji w nowych projektach spotkania się nieco przedłużają, a niekiedy nieco błądzimy w określeniu priorytetów. Zadania z parkingu pozostają tam dłużej i rzadko kiedy udaje się coś dorzucić do realizacji bieżących zadań. Z tym mamy pewien kłopot. Ale pamiętajmy o ciągłym doskonaleniu. Najważniejsze aby chcieć i móc to zmienić. Bez tego na pewno nie będzie lepiej.

Przywództwo

Jeszcze raz pragnę podkreślić, iż za każdym spotkaniem, czy to przy tablicy czy przy maszynie, najważniejszym jest aby był lider, który będzie w stanie:

• zmotywować zespół,
• zdyscyplinować go,
• stosować odpowiednią metodologię dobraną do aktualnych potrzeb,
• przynieść wartość nie stratę ze spotkań.

A przede wszystkim być przywódcą, który weźmie odpowiedzialność za zespół i krytycznie spojrzy na jego działania aby dojść do zamierzonego celu.

Tomasz Flakiewicz

Dyrektor Zakładu Coko-Werk Polska sp. z o.o., Black Belt Six Sigma, autor tekstów o zarządzaniu. Od kilkunastu lat w biznesie produkcyjnym w różnych branżach. Większość kariery zawodowej spędził w dziale jakości przechodząc wszystkie szczeble zawodowe. Z wykształcenia dziennikarz, z pasji miłośnik psychologii biznesu oraz narzędzi usprawniających procesy organizacji.