Nie projekt, lecz strategia - Wojciech Karpiński

W jaki sposób rozumie pan pojęcie lean?
Kiedyś byłem przekonany, że do lean należy podchodzić projektowo, wdrażając właściwe narzędzia, wybrane z olbrzymiego zbioru. Często słyszałem o lean jako redukowaniu marnotrawstwa. Uczyliśmy się tych definicji, po czym przyszło doświadczenie ze strategicznym podejściem do lean.

Co to zmienia?

Przede wszystkim perspektywę efektu, celu jaki chcemy osiągnąć. Dziś nie mam wątpliwości, że kluczowa w transformacji jest trwałość zmiany oraz ciągłe dążenie do doskonalenia procesów. Oznacza to, że lean nie ma końca, transformacji nie można ubrać w gorset projektu, który ma swój początek i koniec. A jednak większość wdrożeń kończy się wraz z zakończeniem projektu. Wyników, które uda się krótkoterminowo uzyskać, nie sposób utrzymać.

Co jest tego przyczyną?
Źródeł tej nietrwałości jest wiele. Kiedy zastanowimy się, co tak naprawdę utrzymuje zmianę, umożliwia transformację — znacznie łatwiej uzyskamy odpowiedź. Przede wszystkim ludzie. Od zarządu, po specjalistę. Z tym wiążą się kluczowe wyzwania, ponieważ praktyka wskazuje, iż wielu liderów nie zna misji i wizji własnej organizacji, a zaangażowanie pracowników w cele naczelne jest niskie. Nierzadko liderzy improwizują w zarządzaniu, brak im standardów przywódczych. Nawet jeśli reguły te istnieją, to tylko w teorii.

Organizacjom często brakuje jasnej komunikacji, która przebiegałaby w obie strony. Dotyczy to takich problemów, jak z jednej strony umiejętność słuchania, z drugiej zaś zadawania pytań, zgłaszania problemów albo relacji mentor — uczeń.

Jak zatem zmierzyć się z tymi wyzwaniami? Od czego należy zacząć?
Kluczem okazuje się kompleksowe, strategiczne podejście do procesów w kilku krokach. W pierwszym kroku następuje refleksja strategiczna, a więc właściwe — i jednakowe — zrozumienie przez zarząd misji i wizji firmy. To niezwykle ważne, ponieważ oparte na tej refleksji zrozumienie kontekstu biznesowego idzie w dół organizacji. Wszyscy mają takie same cele. Dlatego też w drugim kroku wyznacza się wspólny kierunek dla wszystkich.

Co dalej?
Trzeci krok to konsensus odnośnie status quo czyli z jednej strony zarządzanie procesami end-to-end, z drugiej zaś — zwiększanie wartości dodanej dostarczanej klientom. Wartość tę należy rozumieć jako to, co w ramach procesów powstaje, i za co klient jest skłonny zapłacić.


Z perspektywy klienta i dostarczanej mu wartości, resztę składowych procesu stanowią marnotrawstwa.
Tak. Dlatego ważnym elementem transformacji i istotnym wskaźnikiem jest lead time, czyli czas przetwarzania. Od zamówienia do dostarczenia klientowi produktu.

Co następuje po uzyskaniu konsensusu odnośnie status quo?
W czwartym kroku ustalamy standard przywództwa, który można krótko opisać poprzez jego trzy składowe: wspólne cele, świadomość i zaangażowanie.

Dlaczego standard przywództwa jest tak ważny, oczywiście poza faktem, że w wielu organizacjach mamy do czynienia z doraźnym „gaszeniem pożaru”, dokonywanym przez menedżerów na różne sposoby?
Otóż właśnie o wypracowanie jasnych praktyk i reguł tu chodzi. Jak wiadomo, przykład zawsze idzie z góry. Kiedy liderom nie można przypisać standardu przywództwa, trudno spodziewać się właściwych postaw od pracowników. Dzięki standardom możemy utrzymać na trwałe te uzgodnienia, do których doszliśmy we wcześniejszych krokach strategicznego podejścia do lean.

Nawet jeśli wielu sytuacji nie można przewidzieć, to wypracowany standard pozwala część problemów eliminować. Innymi słowy, wiemy na czym stoimy — jak w określonych sytuacjach się zachowujemy, jakich wartości dochowujemy. Znamy wspólne cele, więc pracownik jest świadomy swej roli w organizacji. Wie, w czym uczestniczy i co równie ważne, ma wpływ na proces w którym bierze udział. To zaś buduje zaangażowanie wszystkich w doskonalenie procesu.

Na czym polega ostatni krok Strategii Lean?
Jest nim właściwe zarządzanie, a więc nic innego jak ciągłe rozwiązywanie problemów. Wracamy w ten sposób do punktu wyjścia, a więc wyzwania w postaci trwałości transformacji. Tylko w ten sposób — dzięki standardom przywództwa oraz wypracowanemu modelowi zarządzania i doskonalenia — można dokonać prawdziwej transformacji w kierunku lean, pamiętając, że stawanie się lean nie ma końca.

Firma Leanpassion proponuje autorskie rozwiązanie dla przedsiębiorstw - 5 Kroków Strategii Lean. Zobacz informacje na stronie Leanpassion.