Lean Mentoring Program, czyli parę słów o rocznym programie rozwojowym

Obudziłem się rano 1 stycznia 2018r. i miałem tę myśl w głowie, że to jest właściwy moment z wielu względów, aby ruszyć z nowym pomysłem. Chodził mi on po głowie już wcześniej, ale najwyraźniej brakowało tego „czegoś”, aby zacząć działać. Przełom roku okazał się wystarczającym bodźcem, aby wystartować.

Po co go stworzyłem?

Wydaje mi się, że moją misją jest chęć pomocy tam, gdzie mogę to zrobić i doszedłem do wniosku, że może są osoby, które takiej pomocy potrzebują. Nie wsparcia tylko pomocy. Napisałem zaproszenie i umieściłem je na LinkedInie. Znajdziesz je tutaj:
https://www.linkedin.com/pulse/lean-mentoring-program-marcin-holda/
Artykuł przeczytało 315 osób, z czego dziewięć zdecydowało się zaaplikować. Ostatecznie zamiast planowanych trzech, zaprosiłem cztery osoby do współpracy.

Mentoring, a nie Coaching?

Z coachingiem mam do czynienia co najmniej od dekady, jako „coachowany”. Moje prywatne zdanie jest takie, że po pierwsze mogą to robić wyłącznie profesjonaliści z odpowiednim doświadczeniem życiowym (i raczej psychologowie) oraz że coaching w biznesie „średnio” się sprawdza z powodu wszechobecnie panującej dużej presji firm na wyniki w krótkim czasie. Coachee, odpowiednio prowadzony, jest w stanie pracować nad sobą i widzieć trwałe efekty tylko w dłuższym terminie. Rzadko w krótkim. Wg mnie, wszystko to, o czym czytamy i co doświadczamy w kontekście pojawiającego się często hasła „lean coaching” jest w zasadzie bliższe mentoringowi.

Kryteria wyboru

Najważniejsze było dla mnie, aby zgłaszające się osoby miały pomysł na spotkania w postaci jasnego celu mentoringowego. Wydawało mi się, że bez porządnie zdefiniowanego celu nie ma sensu nawet zaczynać. Nie mógł on być więc jednorazowym bądź oczywistym działaniem np. pomocą przy wdrożeniu 5S. Z prostego powodu – widzieliśmy się tylko przez godzinę raz w miesiącu. Zresztą podczas pierwszych rozmów najwięcej czasu spędziliśmy wspólnie nad próbą jego określenia. I sprawa nie była prosta. Dość powiedzieć, że ten cel u każdej osoby zmienił się przynajmniej raz w trakcie programu. Ważna lekcja na przyszłość.

Inną istotną kwestią było to, w jakiej sytuacji jest dana osoba, w jakiej firmie pracuje oraz czy ktoś może jej pomóc wewnątrz organizacji. Pytałem również o przełożonego lub szefa firmy, o jego/jej stosunek do lean. Ważne dla mnie było, aby szefostwo było świadome i zaangażowane, a nie takie, które trzeba przekonać. Po prostu godzina miesięcznie i to przez Skype’a nikogo do zmian nie przekona.
No i to założenie okazało się błędne i zaskakujące dla mnie. Ale o tym później... Z każdą z osób, które się zgłosiły spędziłem około godziny rozmawiając na powyższe tematy.



Wybór

Nie miałem żadnej tabelki, która wsparłaby mnie w wyborze, bo właściwie wiele wyjaśniło się podczas pierwszych rozmów.
Oprócz tego, o czym już pisałem powyżej chciałem mieć zróżnicowaną grupę odnośnie pełnionych funkcji w organizacji oraz branży. I tak okazało się, że trzy osoby (przynajmniej na początku) były leanowcami, a jedna pełniła funkcję kierowniczą na produkcji. Natomiast każda z osób reprezentowała inną branżę.

Muszę przyznać, że w przypadku jednej osoby tylko i wyłącznie intuicja zadecydowała, abyśmy razem pracowali. Postąpiłem wbrew zasadzie, że szef w danej firmie musi być zaangażowany i świadomy lean. Długo zastanawiałem się czy przypadkiem nie skończymy mentoringu po jednym spotkaniu. Życie pokazało zupełnie coś innego i po raz kolejny okazało się, że intuicja jest ponad tabelkami i wzorami.
Z osobami, z których musiałem zrezygnować, przeprowadziłem indywidualne rozmowy wyjaśniając powody takiej, a nie innej decyzji.

Kontrakt

Każda osoba, zanim rozpoczęliśmy spotkania musiała się zgodzić na poniższe warunki współpracy zapisane w ramach kontraktu.

Kontrakt:
• Rozmawiamy maks. 10 razy (raz na miesiąc, z przerwą na lato).
• Każde nasze spotkanie nie przekroczy 1 godziny.
• Zawsze będziemy rozmawiać po 16.00.
• Przychodzimy przygotowani na każde spotkanie.
• Przed pierwszym spotkaniem mentee przygotowuje krótką notatkę o sobie.
• Mentor przygotuje streszczenie po każdym ze spotkań.
• Zgadzamy się na dzielenie się naszymi wiadomościami e-mail z innymi uczestnikami Programu Lean Mentoring (w celu wzajemnego uczenia się).
• Mentee przygotuje pisemne podsumowanie programu max. jeden miesiąc po zakończeniu (maks. jedna strona A4) i wyraża zgodę na publiczne udostępnienie go w formacie PDF.
• Będziemy traktować się nawzajem z szacunkiem i zrozumieniem.
• Każdy temat, który omówimy, pozostaje w pokoju i jest poufny.

Podpisany oryginał trafiał do mnie bądź osobiście, bądź, jako skan, drogą mailową.

Spotkania mentoringowe

To ja byłem osobą, która zapisywała najważniejsze punkty ze spotkania w specjalnie przygotowanym na tę okazję formularzu, który znajdziecie poniżej. Jak widać, jest on bardzo prosty, wprowadzający dużą dowolność w robieniu notatek.



Każde spotkanie zaczynaliśmy od nawiązania do poprzedniego spotkania, a następnie omawialiśmy, co się wydarzyło od naszej ostatniej rozmowy. Z mojej strony kierowałem się następującymi zasadami:

• Nie narzucałem żadnych rozwiązań. Dzieliłem się doświadczeniem jednocześnie zaznaczając, że zadziałało to w takiej i takiej firmie, przy takich, a nie innych okolicznościach. I nie ma gwarancji, że to zadziała także tutaj.
• Radziłem tylko i wyłącznie na wyraźną prośbę mentee. Starałem się tego nie robić w ogóle, bo będąc poza firmą (przez Skype’a co najwyżej widzę ścianę za osobą) i nie znając realiów tamże panujących byłoby to dalece niestosowne.
• Zakładałem, przynajmniej na początku, że każde spotkanie powinno zakończyć się jakimiś działaniami, które będą do zrobienia do następnego spotkania. Teraz uważam to za błędne myślenie. Jestem przekonany, że to tylko i wyłącznie od mentee zależy, czy na jakieś działanie się zdecyduje. Celem mentoringu nie jest też tworzenie i follow-up planów działań, jak to z reguły jest w firmach.

Jak już napisałem wcześniej, cel mentoringowy zmienił się w trakcie trwania programu w przypadku każdej osoby. Powód w każdym przypadku był nieco inny – raz było to związane ze zmianą roli w organizacji, a raz z powodu spojrzenia na problem z nowej perspektywy (po paru spotkaniach). W każdym razie założenie, że cele mentoringowe będą podstawą naszych spotkań, po prostu nie spełniło się.



Wnioski!

Najważniejsze, wg mnie, wnioski na przyszłość, czyli co może Ci się przydać, jeżeli planujesz podobny program:

• Mentoring to nie projekt, a proces. W strukturze kojarzy mi się z procesem psychoterapeutycznym – bazujemy na tym co tu i teraz, mamy ściśle określony czas na spotkanie, mentee jest w centrum uwagi i sam(-a) decyduje co zrobi po spotkaniu.
• Powstrzymaj doradzanie... chyba, że zostaniesz o to poproszona(-y). Naturalnym odruchem jest to, aby od razu podać gotowe rozwiązanie. Niestety wówczas nie ma procesu nauki poprzez własne doświadczenie. Nie mamy też żadnej pewności, że nasze rozwiązanie rozwiąże problem w danej firmie.
• Następnym razem spróbowałbym pracy bez celu mentoringowego. Wydaje mi się, że najważniejszy jest sam proces pomocy.
• Pozwól mentee ustalić w jaki sposób będzie się z Tobą kontaktował i jak często. Nie narzucaj. Ja ustaliłem stałe godziny i daty, które wrzuciłem do kalendarza jako cykl. Większość terminów jednak byłem zmuszony przesuwać ze względu na różne aktywności (delegacje, bieżące sprawy), o których wcześniej wspólnie nie wiedzieliśmy. Poza tym wydaje mi się, że czasami ta pomoc jest potrzebna nieco częściej, a niekiedy rzadziej.
• 5% jest lepsze niż nic. Nie staraj się wyciskać ze spotkań jak najwięcej. Tempo zależy od Twojego rozmówcy.
• Spotkania przez Skype’a wystarczają, jednakże warto się spotkać chociaż raz w realu. Nie zdawałem sobie sprawy z tego, że Milena jest dużo wyższa niż zakładałem, a Rafał niższy
• Nic na siłę. Na początku zawsze zaznaczam, że być może po pierwszym lub kilku spotkaniach nasze drogi się rozejdą. Komuś mogę nie pasować jako osoba posiadająca inne wartości, inny sposób postrzegania świata lub po prostu zmieni się sytuacja życiowa bądź zawodowa.
• „Nauczyciel przychodzi, kiedy uczeń jest gotowy”
• “We can anything but we cannot do everything”. To mój ulubiony cytat, którym często posługuję się na co dzień. Jak dużo mamy do zrobienia, a jednocześnie jak mało (z reguły) to przynosi wartości i satysfakcji z pracy. Ładne angielskie słowo focus brzmi prosto, łatwo się je wymawia, a jednocześnie bardzo trudno wprowadza się je w życie. Piszę o tym, bo to był właściwie punkt wyjściowy dla każdego uczestnika programu mentoringowego – wybrać tą jedną najważniejszą sprawę i na niej się skupić.

Wspólne spotkanie!

Cudowne było to, że mogliśmy spotkać się wszyscy razem w jednym miejscu. Stało się to w październiku podczas dorocznej konferencji Stowarzyszenia Lean Management Polska w Łodzi:



Od lewej: Rafał, Milena, Sylwek, Marcin i Sylwia

Opinie uczestników Lean Mentoring Program 2018

A teraz zdanie każdego z uczestników po ukończeniu mentoringu ze mną (pisownia oryginalna, a kolejność jest taka, w jakiej podsumowania wpłynęły do mnie).

Milena

Jestem bardzo wdzięczna za dołączenie mnie do programu Lean Mentoring i za Twój poświęcony czas. Dla mnie był to czas zainwestowany w zdobywanie nowej wiedzy i poszerzanie już istniejącej. Wymiana doświadczeń z obszaru wdrażania Lean w organizacji usługowej z mojej strony i produkcyjnej z Twojej było dla mnie osobiście inspirujące. Widzę wiele podobieństw zarówno w sukcesach wdrożenia jak i w wyzwaniach, które stoją przed nami. Szczególnie upodobałam sobie spotkania, w trakcie których wymienialiśmy wiedzę zdobytą z książek, zmotywowało mnie to do czytania nowych pozycji.

Myślę, że regularne spotkania mają dużo dobrego w sobie, bo człowiek buduje nawyk – u nas niestety z racji charakteru naszej pracy nie zawsze było to możliwe. Zastanawiałam się też, jaką wartość wniósłby plan ustalony na początku naszego programu – proponowane tematy na każde spotkanie lub ustalenie nadrzędnego tematu nad jakim się skupimy i jaki będziemy poszerzać w trakcie całego mentoringu.

Jeszcze raz dziękuję! Cieszę się, że Cię poznałam.

Sylwek

Program Lean Mentoring trwał rok i bazował na comiesięcznych spotkaniach trwających jedną godzinę. Była to odpowiednia częstotliwość spotkań, pozwalająca na realizację ustalonych działań, a jednocześnie zapewniająca częste ich przeglądy.

Z powodu dynamicznej sytuacji i częstych zmian w moim życiu zawodowym, trzykrotnie zmieniony został temat programu lean mentoring. Nie pozwoliło to na realizację początkowego planu, jednak z programu wyniosłem całkowicie nowe doświadczenia, końcowy efekt jest dla mnie zaskoczeniem.

Pierwszym doświadczeniem, które na chwilą obecną stało się już dla mnie rutyną, jest planowanie i prowadzenie spotkań z użyciem standardu terms of reference. W bardzo dużym stopniu podnosi on wydajność spotkań, a co za tym idzie, wydajność prowadzenia projektów. Największą wartość widzę jednak w poznaniu i zrozumieniu specyfiki różnych firm produkcyjnych, w których zarówno dynamika zmian, strategia zarządzania, innowacyjność jest na różnym poziomie. Dzięki otwartości Marcina, która ma ogromną wiedzę w wielu aspektach, byłem w stanie odpowiedzieć sobie na pytanie dotyczące mojej dalszej drogi zawodowej. Zrozumiałem który typ organizacji jest dla mnie odpowiedni, co znacznie pomogło mi w zdefiniowaniu planu rozwoju zawodowego.

Dziękuję Marcinowi za podjęcie ze mną współpracy w programie mentoringowym. Poznałem Marcina jako człowieka bardzo doświadczonego, z ogromnym zasobem wiedzy teoretycznej jak i praktycznej, prowadząc program wykazał się wzorową postawą lidera lean, zawsze jak partner, dający wsparcie w każdym aspekcie który tego wymagał. Współpraca z taką osobą to zaszczyt i przyjemność.

Sylwia

Dziesięć miesięcy... tyle czasu już upłynęło od pierwszego spotkania. Kiedy? Nie mam pojęcia. Jednak wiem jedno – nie był to czas stracony. Przede wszystkim w ciągu pierwszych kilku spotkań nauczyłam się rozumieć siebie, wierzyć, że to co robię jest po coś, a nie „sztuka dla sztuki”.

Pomogło mi to zwiększyć własną pewność siebie, zwłaszcza przy podejmowaniu nowych wyzwań. Na kolejnych  spotkaniach nasze rozmowy skupiły się na tematyce projektów, a właściwie zarządzania nimi. Mentoring pozwolił mi poszerzyć podstawową wiedzę zdobytą na studiach, omówić wybrane metodyki, wyciągnąć wnioski z dotychczas prowadzonych projektów i wprowadzić to w życie.

Podobało mi się, że w trakcie spotkań mogłam otwarcie mówić o swoich pomysłach, ale i obawach, a Marcin słuchał i nie krytykował, a w chwilach zwątpienia pomagał uporządkować myśli. Przede wszystkim był otwarty na nowe pomysły i zachęcał do wcielenia ich w życie. Nauczyłam się, że nie trzeba być perfekcjonistą i warto testować, aby wyciągnąć kolejne wnioski i ulepszać to, co już zostało zrobione. Myślę, że najlepszym podsumowaniem programu jest cykl Deminga – planuj, rób, sprawdź, działaj!

Rafał

Przeczytałem ostatnio, że rozwój jest wynikiem zadawania właściwych pytań i poszukiwania na nie odpowiedzi. Ja rok temu byłem człowiekiem, który zadawał sobie cały szereg pytań ale z perspektywy czasu uważam, że brakowało mi wiedzy, doświadczenia i mądrości jakie wynikają z działania, aby znaleźć właściwe odpowiedzi. Rok temu byłem sfrustrowany moją sytuacją, widząc jaki potencjał jest marnowany w firmie, a zarazem moją nieudolnością w kwestii zmiany. Sytuacja w której się znajdowałem była dla mnie patowa, z jednej strony filozofia lean management, kilka wdrożeń w firmie, aby pokazać, że to naprawdę działa i jest skuteczne a z drugiej strony ciągła walka z bieżącymi problemami. Na moje szczęście, sytuacja uległa zmianie. Poprzez rozpoczęte spotkania mentoringowe, poprzez zadawanie właściwych pytań i poprzez działanie, pojawiło się przysłowiowe światełko w tunelu do znalezienia właściwych odpowiedzi. Doświadczenie poprzedniego roku dodatkowo pokazało, że z perspektywy problemu czasami trudno jest znaleźć właściwe rozwiązanie.

Podstawowymi problemami w firmie było występowanie silosów oraz niewłaściwa komunikacja, a raczej jej brak pomiędzy wydziałami. Każdy, każdego dnia pracował jak najlepiej potrafił dla swojego działu z pominięciem ogólnego dobra Naszej firmy. Działanie o którym mowa zaczęliśmy od wprowadzenia codziennych spotkań w ramach DMS, opracowaliśmy wspólnie wskaźniki ważne dla nas z perspektywy firmy i rozpoczęliśmy działanie ukierunkowane na wspólnym rozwiązywaniu problemów.

Zaczęliśmy budować zmianę, zmianę poprzez reakcję na występujące problemy i pomimo, że nie zawsze rozwiązywaliśmy je w sposób właściwy i ostateczny, to pojawiło się wspólne zrozumienie dla naszych wspólnych celów. Zaczęliśmy siebie lepiej rozumieć, zaczęliśmy sobie pomagać oraz zaczęliśmy pozytywnie rywalizować. Poprawiła się również komunikacja, nadal uczymy się słuchać siebie, ale też rozmawiać o poważnych problemach z zachowaniem wzajemnego szacunku. 

Obecnie realizujemy wewnętrzne szkolenia z zakresu rozwiązywania problemów, mamy opracowany plan i cel na obecny rok oraz zweryfikowane kluczowe czynniki dla obecnie już naszego procesu.

Moim celem mentoringowym było zbudowanie zespołu ukierunkowanego na rozwiązywanie problemów. Jako osoba zafascynowana filozofią lean powinienem się w tym miejscu zapytać jak osiągnięcie tego celu powinienem zmierzyć. Czy odpowiedzią na pytanie jest ilość wspólnie rozwiązanych problemów? Czy odpowiedzią jest ilość kaskadowanych na Wydziały współczynników i powstanie spotkań DMS?

Dla mnie potwierdzeniem osiągnięcia celu są codzienne spotkania w ramach DMS, wspólna praca, wspólne rozwiązywanie problemów oraz chęć zdobywania wiedzy przez poszczególnych kierowników. Kierownicy zobaczyli skuteczność naszych spotkań, dostrzegli zmiany jakie zaszły w zakresie procesu oraz w nas samych.

Podczas powyższego podsumowania nie wspomniałem o osobie, która poświeciła to co mamy najcenniejszego w życiu, a mianowicie swój czas, aby to co zostało opisane mogło w ogóle się wydarzyć. To Marcinowi zawdzięczam mój zeszłoroczny rozwój i całą zmianę jaka zaszła w zeszłym roku w mojej firmie. Przez ostatni rok miałem przyjemność poznać wyjątkową dla mnie osobę. Osobę, która charakteryzuje się bardzo dużą wiedzą, dużym doświadczeniem, a zarazem jest osobą skromną i pełną empatii do drugiego człowieka. Marcin jest potwierdzeniem słów, że tak istotne jest dla nas, z kim spędzamy czas. Dla mnie poznanie Marcina, było przeogromną przyjemnością, dzięki takim ludziom jak Marcin pozostaje w nas wiara w dobro innych ludzi. Jeszcze raz dziękuję za wszystko.