Daily management – codzienne zarządzanie w praktyce

Codzienne zarządzanie to proces osiągania celów wyznaczonych przez strategię poprzez ustalanie i śledzenie postępów w wykonywaniu codziennych zadań oraz rozwiązywanie pojawiających się problemów.

Polega na krótkich codziennych spotkaniach prowadzonych przez liderów danego obszaru z udziałem osób bezpośrednio zaangażowanych w pracę. Spotkania te mają na celu identyfikację i rozwiązanie problemów oraz pokonanie przeszkód napotykanych w osiąganiu wyników wymaganych przez cele strategiczne.

Mała grupa, zwykle od pięciu do siedmiu osób, spotyka się codziennie na 15 do 20 minut przed tablicą informacyjną, na której znajdują się zaktualizowane faktyczne wyniki dla kluczowych wskaźników obszaru oraz dla porównania oczekiwane poziomy celów dla tych wskaźników. Następnie grupa stara się znaleźć sposoby najszybszego wyeliminowania znalezionych odchyleń.

Proces codziennego zarządzania skłania wszystkich bezpośrednio zaangażowanych w pracę do natychmiastowego reagowania na rozbieżności między stanem faktycznym a oczekiwanym. Wymagane jest stworzenie środowiska sprzyjającego bezzwłocznemu rozwiązywaniu problemów i nieodkładaniu tego na później, aby uniknąć niepożądanych niespodzianek.

Strategia staje się zrozumiała dla wszystkich pracowników. Codzienne spotkania weryfikują, czy realizacja strategii przebiega zgodnie z planem, i pozwalają wprowadzać na bieżąco niezbędne korekty.

Codzienna częstotliwość spotkań oznacza, że czas między ujawnieniem problemów a zajęciem się nimi jest stosunkowo krótki, co umożliwia rozwiązywanie ich jak najbliżej źródła.

Ponadto codzienne zarządzanie polega na wizualnym przedstawieniu sytuacji na tablicy umieszczonej blisko miejsca, gdzie wykonywana jest praca. Dzięki temu oczekiwane wyniki są dobrze widoczne dla osób bezpośrednio zaangażowanych w pracę – osób, które mogą i powinny przyczynić się do osiągnięcia sukcesu.

Potrzeby biznesowe

Proces codziennego zarządzania zaspokaja dwie główne potrzeby biznesowe: zapobiega opóźnieniom w korygowaniu nieprawidłowości i rozwiązywaniu problemów związanych z osiąganiem celów oraz sprawia, że wdrażanie strategii staje się powszechną praktyką przyjętą przez wszystkich.

Codzienne zarządzanie zapewnia osiągnięcie głównych celów firmy poprzez monitorowanie codziennych zadań we wszystkich istotnych procesach. Jest niezbędne, aby zapewnić sukces każdej firmie: umożliwia procesom na pierwszej linii (czyli procesom dodającym wartość) i procesom wspierającym dostosowanie swoich zadań i konkretnych celów do zdefiniowanych i wdrażanych wytycznych wynikających ze strategii.

Zapewnia systematyczną praktykę ustrukturyzowanego rozwiązywania problemów, z codziennym harmonogramem reagowania dla wszystkich obszarów firmy i wszystkich pracowników. Pozwala to na szybkie rozwiązywanie problemów, a dzięki temu oczekiwane wyniki są zawsze osiągane. Zapewnia energię i dynamikę codziennemu działaniu, utrzymuje entuzjazm i angażuje osoby w ich konkretne zadania oraz nadaje sens i cel pracy każdego dnia.

Poziomy codziennego zarządzania: operacyjny i zarządczy

Codzienne zarządzanie odbywa się na dwóch podstawowych poziomach: poziomie operacyjnym – skoncentrowane na konkretnych procesach, i na poziomie zarządczym – wtedy obejmuje szersze procesy i obszary. Podczas gdy poziom operacyjny jest bardziej szczegółowy i sprecyzowany, poziom zarządczy jest bardziej ogólny, strategiczny i kompleksowy.

Codzienne zarządzanie na poziomie operacyjnym

Obejmuje określony obszar, taki jak gniazdo produkcyjne lub proces administracyjny, z których każdy ma swoje specyficzne zadania.

Na przykład w zakładzie produkcyjnym funkcjonują różne obszary, obejmujące montaż, lakierowanie czy obróbkę skrawaniem. Każdy z tych obszarów może mieć swoje własne codzienne zarządzanie. Obszary wsparcia, takie jak planowanie i sterowanie produkcją, jakość, logistyka, utrzymanie ruchu itp., mogą mieć własny proces codziennego zarządzania lub być obecne w procesie codziennego zarządzania obszarami produkcyjnymi.

W procesach administracyjnych codzienne zarządzanie na poziomie operacyjnym może odbywać się w danej sekcji obszaru organizacyjnego. Na przykład dział HR może mieć sekcję poświęconą świadczeniom, inną sekcję poświęconą rekrutacji, a jeszcze inną wynagrodzeniom i rozwojowi kariery. Każda sekcja może mieć własny proces codziennego zarządzania, a można też stworzyć go wspólnie dla całego działu, w zależności od jego wielkości i złożoności.

Zazwyczaj na tym poziomie codzienne zarządzanie podlega liderowi strumienia wartości lub osobie odpowiedzialnej za pracowników, którzy wykonują pracę.

Codzienne zarządzanie na poziomie zarządczym

Obejmuje zaś szerszy krąg odpowiedzialności i procesów. Jego zakres i zasięg różnią się od codziennego zarządzania na poziomie operacyjnym.

Ten poziom jest bliższy formułowaniu strategii, ma bardziej bezpośredni związek z tym, co wynika z prawdziwej północy i celów strategicznych. W konsekwencji stanowi więc połączenie między kierownictwem firmy a pierwszą linią.

W codziennym zarządzaniu na poziomie zarządczym monitoruje się zagregowane czy też skonsolidowane wskaźniki obszarów operacyjnych, biorąc w ten sposób odpowiedzialność za większą liczbę zmiennych. Ponadto koncentruje się na problemach, które nie zostały dotychczas rozwiązane i wymagają większej wiedzy lub określonych zasobów, w tym ludzi.

W mniej dojrzałych organizacjach menedżerowie spędzają większość czasu na rozwiązywaniu problemów operacyjnych. Gdyby były one skutecznie rozwiązywane na niższych szczeblach, niewiele spraw dotarłoby do poziomu zarządczego.

W miarę postępu w rozwijaniu umiejętności zespołów rozwiązywania problemów operacyjnych uwaga zarządu przesuwa się w stronę nowych inicjatyw strategicznych i usprawnień dotyczących całej organizacji.

Spotkania na poziomie zarządczym powinny być prowadzone przez osobę o najwyższym poziomie odpowiedzialności za bezpośrednie procesy, a udział powinni brać w nich odpowiedni liderzy z obszarów podlegających tej osobie.

Trzy moduły tablicy codziennego zarządzania

Trzy moduły składające się na proces codziennego zarządzania to: zobowiązanie (określenie konkretnego powodu istnienia codziennego zarządzania wraz z zadaniami, celami, historią wskaźników oraz osobami zaangażowanymi w proces), wskaźniki kontrolne (wskaźniki do monitorowania z podaną wartością do osiągnięcia dla każdego z nich; a także ustalone standardy oraz zasady działania łańcucha pomocy) i rozwiązywanie problemów (rozwiązywanie pojawiających się problemów w celu zapewnienia oczekiwanych wyników). Wspólnie zapewniają zgodność ze strategią firmy dzięki definiowaniu konkretnych codziennych zadań dla każdego istotnego procesu wraz ze sposobami ich monitorowania, aby umożliwić osiągnięcie celów. Każdy moduł jest dostosowany do danego obszaru, zaprojektowany odpowiednio do jego procesów i funkcji – zaopatrzenia, sprzedaży, produkcji, dostaw, finansów, zasobów ludzkich (HR) i jakiegokolwiek gniazda produkcyjnego lub komórki administracyjnej.

 





Il. 1. Trzy moduły tablicy codziennego zarządzania



Porównajmy dwie konkretne sytuacje: pierwszą, gdy nie funkcjonuje ustrukturyzowane codzienne zarządzanie, i drugą, gdy jest ono wdrożone i działa. W obszarze, w którym brak codziennego zarządzania, działania korygujące podejmowane są z dużą zwłoką po wystąpieniu problemu, więc powrót do pożądanych wyników również zajmuje dużo czasu. Spadek wyników może być długotrwały. Gdy codzienne zarządzanie jest wdrożone i funkcjonuje poprawnie, działania korygujące podejmowane są niemal natychmiast po wystąpieniu problemu, umożliwiając szybki powrót do pożądanych wyników.





Il. 2. Brak codziennego zarządzania i codzienne zarządzanie funkcjonujące poprawnie



Codzienne zarządzanie skraca więc czas reakcji na problemy i zwiększa zdolność do szybkiego i skutecznego dokonywania codziennych korekt.

Artykuł został opracowany na podstawie książki J.R. Ferro i R. Gouvei „Daily Management – codzienne zarządzanie”. Książka ukazała się nakładem Wydawnictwa Lean Enterprise Institute Polska i jest dostępna w księgarni leanbooks.pl.