Hoshin kanri - strategia, która rozwija firmę

Czy warto poświęcać kilka dni pracy, aby stworzyć strategię dla firmy? Większość powie, że tak. Jednak, kiedy zadalibyśmy pytanie: Czy strategia jest czymś nieodzownym w biznesie, bez czego nie zbudujesz solidnej firmy, która będzie przynosiła oczekiwane zyski? Odpowiedzi twierdzących byłoby już mniej. A gdybyśmy poszli jeszcze dalej i zapytali: Czy strategia jest podstawą większości działań, które Ty i Twój zespół podejmujecie w biznesie? Wielu z nas mocno by się zastanawiała, czy powiedzieć „tak”. Zgadza się?

Zapisz się: Bezpłatne warsztaty Hoshin Kanri

Dlaczego, tak jest? Czy wyobrażamy sobie sytuację, w której powstaje kilkudziesięciopiętrowy budynek w naszym mieście, a ekipa, która go buduje robi to na oko, na podstawie niepełnych szkiców? No, właśnie! Wydaje się to szaleństwem. To co jest nieodzowne w budownictwie, nie jest tak oczywiste w innych dziedzinach. Bez dobrego planowania i strategii nasz biznes po prostu nie ma silnych podstaw.




Przecież mamy strategię…

Strategię nie tylko dobrze mieć…  musi być dobra. Strategia strategii nie równa. Tylko jak to ocenić? Bardzo często zdarza się, że klient mówi, że strategię ma. Jednak, gdy przechodzimy przez proces hoshin kanri, to okazuje się de facto, że był to raczej zbiór przemyśleń menedżerów, czasami niedopasowany do wyzwań firmy albo wręcz dla niej szkodliwy. Kiedy określamy jeszcze wizję i misję oraz konfrontujemy z nimi „strategię”, zaczyna ona bardziej przypominać sennik egipski, zbiór pobożnych życzeń i wyobrażeń, mający niewielkie przełożenie na biznes.

Korzystaliśmy z wielu metod planowania strategicznego, jednak  to hoshin kanri okazała się najpełniejsza. Wymaga pracy, zwykle cały proces trwa od kilku do kilkunastu dni, ale w strategii nie można iść na skróty. To dobrze zainwestowany czas. Po zakończeniu pracy firma ma konkretną instrukcję, dzięki której wie, jak krok po kroku ją zrobić. Pozwala to zaoszczędzić wielu błędnych decyzji i zmarnowanych zasobów w przyszłości. Nie da się wszystkiego przewidzieć, twierdzą oponenci. Niemniej jednak projekty, nawet skomplikowanych budynków, powstają i pomagają w uniknięciu wielu błędów w czasie budowy. Dobry model, choć ma swoje ograniczenia, pomaga zrozumieć skomplikowaną rzeczywistość.

Jak mądrze angażować pracowników w planowanie strategiczne?

Często podkreśla się, że polskie firmy nie mają strategii. Uważam, że to stwierdzenie jest tylko po części prawdą, a na pewno nie jest kluczowym problemem. Bardzo często strategia istnieje w głowie właściciela lub prezesa, jednak nie jest właściwie przepracowana i zakomunikowana. Tutaj moim zdaniem jest drugi kluczowy problem. Pracownicy, nawet z wyższych szczebli nie do końca wiedzą, w którą stronę zmierza firma, przez co nie potrafią właściwie zinterpretować oczekiwań właścicieli lub zarządu.

W hoshin kanri problem ten jest rozwiązywany przez catchball, czyli konfrontację poszczególnych projektów strategicznych z wiedzą i doświadczeniem osób, które będą odpowiedzialne za ich realizację. Nie tylko pozwala to urealnić cele i zapewnić im wysoki współczynnik wykonalności, ale dodatkowo wspiera proces komunikacji strategii w firmie. Pracownicy konkretnie widzą, że ich działanie, jest ważną cząstką wdrożenia strategii i jeśli oni nie wykonają zadania, może mieć to wpływ na kondycję całej firmy.
Dobra strategia jest jak przewodnik.

Co z tego, że na półce prezesa stoi piękna, oprawiona w skórę strategia, jeśli jest ona tylko martwym dokumentem. W hoshin kanri jest to nie do pomyślenia. Strategia jest jak przewodnik, po trudnym terenie. Oprócz głównego kierunku, zawiera szczegółowe plany terenu, opisy poszczególnych tras, szacowany czas dojścia i wskazówki na różnych odcinkach trasy. W nowym terenie musisz z niego korzystać. Dobry przewodnik, to taki, który po podróży wygląda jakby wrócił z frontu.

Przyjedź na bezpłatne warsztaty Hoshin Kanri

Jeśli firma nie żyje strategią na etapie tworzenia, to strategia umrze na etapie wdrożenia.

Strategia musi też nosić ślady użytkowania. Zakreślenia, zmiany, a nawet ślady kawy na wydruku matrycy-x, są bardziej niż na miejscu. To potwierdzenie, że proces tworzenia strategii, jest żywy i wskazuje, że wypełni ona swoją funkcję a pieniądze wydane na jej przygotowanie nie okażą się marnotrawstwem.

W każdej branży warunki prowadzenia biznesu zmieniają się coraz szybciej.  Dotyczy to już nie tylko branży hi-tech, czy e-commerce. Cele strategiczne ciągle się przesuwają. Nie ma już hegemonów pewnych swojej pozycji na tyle, że raz obrana strategia jest realizowana przez dziesięciolecia. W obecnych warunkach konieczny jest czas na refleksję, czy nadal biegniemy we właściwym kierunku, czy może trzeba lekko zmienić kurs.

Jeśli nie weryfikujesz raz na kwartał tego gdzie idziesz, to prawdopodobnie już idziesz w złą stronę.




Planowanie to dopiero początek. Wdrożenie kluczem do sukcesu

Hoshin kanri to metoda, która pozwala nie tylko dobrze tworzyć strategię, ale też ją wdrażać. To jedna z jej głównych przewag. Gdyż od samego początku planowania strategicznego, mamy przekonanie, że strategia nie pozostanie tylko suchym dokumentem, ale przełoży się na realne działania. Już ten fakt, zmienia bardzo często sposób myślenia zespołu, który ją przygotowuje.

Hoshin kanri pozwala zobaczyć biznes z dystansu, oddzielić emocje od faktów i danych oraz wyciągnąć konstruktywne wnioski. Strategię z wykorzystaniem tej metody zwykle budujemy na matrycy X, która zbiera jej wszystkie elementy. Pozwala na przeprowadzenie dopasowania celów i projektów do wizji (matching), przypisanie odpowiedzialności, ułożenie harmonogramu działań i budżetu. Zapewnia to przegląd całej strategii i kontrolę nad jej wdrożeniem. Widzimy wtedy zależności każdego z elementów i możemy określić, czy uda nam się zrealizować długoterminowe cele, jeśli któryś z projektów cząstkowych nie jest realizowany na czas.

Dzięki wpisaniu szczegółowych projektów do strategii, bardzo szybko zorientujemy się, że jeśli jeden z nich przeciągnie się o miesiąc, być może będziemy musieli zrewidować nasze cele roczne albo trzyletnie. W hoshin kanri taką świadomość powinna mieć cała firma, wtedy nawet najdrobniejsza czynność wpisana jest w wielki cel. Tak było podczas programu Apollo. Kiedy zapytano jednego z pracowników rozwijających dywan przed wejściem do limuzyny prezydenta, czym się zajmuje, odpowiedział: „Panie Prezydencie, wysyłam człowieka na Księżyc”.

Traktuj strategię, jak inwestycję

Hoshin kanri to jedno bardziej rentownych narzędzi kaizen. To bardzo często początek wdrażania kultury ciągłego doskonalenia. Dzięki tej metodzie, jak na dłoni widać wszystkie obszary, które wymagają poprawy, dlatego inwestowanie w strategię ma wysoką stopę zwrotu. Pozwala skoncentrować wszystkie zasoby firmy na głównym celu, a zrezygnować z inicjatyw pobocznych. 

Podajmy tu przykład jednej z firm, której zarządzający postanowił wypróbować hoshin kanri w jednym z działów. Dzięki przygotowaniu planu dostrzegł, czego potrzebuje, aby zrealizować swoje założenia biznesowe. W uporządkowany i zrozumiały dla pracowników sposób zainwestował sporo czasu w optymalizację kilkunastu procesów. Wiele z nich zostało skrócone o ponad 50%, czasami nawet o 80%, a jednocześnie wzrosła ich jakość. Równolegle wdrożył program budowania świadomości lean i kaizen w zespołach. Przygotowano w ten sposób ponad 20 liderów zmiany, wdrożono też system sugestii. Przyniosło to firmie kilka milionów złotych oszczędności. Zwiększyło również zaangażowanie zespołów, rozwinęło kompetencje niższej kadry menadżerskiej, sprawiło, że znacznie więcej osób zaczęło utożsamiać się z nową wizją firmy. Wzrosło poczucie współodpowiedzialności za losy firmy. Pracownicy sami wychodzili z inicjatywami, włączali się w działanie. Mieli poczucie, że ich praca ma znaczenie i to procentowało z każdym miesiącem. A wszystko zaczęło się od mądrego planowania.

Wiele osób traktuje hoshin kanri jako jedno z narzędzi kaizen i lean. Jednak warto przyłożyć do niego bardzo dużą wagę, gdyż strategiczne uporządkowanie biznesu powoduje, że pozostałe zmiany i optymalizacje są niezwykle wydajne i skuteczne.




Hoshin kanri - lekarstwo na punktowy lean

Wielokrotnie byliśmy świadkami sytuacji, gdy firma postanawiała zastosować lean w sposób punktowy. Chciała wdrożyć tylko 5S albo zoptymalizować proces zakupowy. Czasami zdarzało się, że firma wdrażała lean w produkcji, jednak nie stosowała go w innych działach lub wdrażała go tam z opóźnieniem.

Paradoksalnie okazywało się, że wywoływało to większe zamieszanie, niż mogłoby się wydawać. Jeden obszar zaczął działać zupełnie inaczej, lepiej. Jednak całe jego otoczenie funkcjonowało według starych zasad. Brak holistycznego planowania powodował, że firma nie odczuwała pełni korzyści ze stosowania kaizen czy lean. Po pół roku zmagań pracownicy dochodzili do wniosku, że metoda nie działa.

W takich sytuacjach zastosowanie hoshin kanri jest znakomitym rozwiązaniem. Pomaga poukładać projekty biznesowe oraz kaizen i lean w jedną spójną strategię. Często okazuje się, że hoshin kanri jest brakującym elementem, aby zintegrować wszystkie działania i uzyskać wyczekiwany przepływ.

Hoshin kanri tylko z pozoru prosta

Trudność HK polega na tym, że metoda jest prosta w konstrukcji, ale trzeba wiedzieć, jak rozłożyć akcenty. Doświadczenie pozawala ocenić, kiedy produkt jest wystarczająco dobry. Na ile matching jest kompletny i powoduje zmiany w strategii. Kiedy wziąć pod uwagę uwagi zespołu, a kiedy podążać za swoją intuicją.
Refleksja indywidualna jest bardzo trudna, refleksja w firmie czasami jest znacznie trudniejsza, dlatego warto sięgnąć po kogoś, kto spojrzy na biznes z zewnątrz.
Mimo, że hoshin kanri to metoda uniwersalna, inna będzie specyfika pracy w małej firmie, inna w korporacji. Praca w firmie produkcyjnej różni się od strategicznego planowania w usługach. Odmienne będzie budowanie strategii dla dużego działu i średniej  firmy.

Nie jest do końca ważne, ile osób liczy zespół, ale jakie przełożenie będzie miała strategia na korzyści dla firmy. Jeśli tworzymy hoshin kanri w dziale utrzymania ruchu, może nie mieć to sensu. Nie przyniesie nam to spodziewanych wyników biznesowych. Jednak jeśli obejmujemy strategicznym planowaniem całą firmę lub działy, które mają bezpośrednie przełożenie na wyniki biznesowe, to hoshin kanri,  jeśli jest dobrze przeprowadzone, zapewni firmie rozwój i zagwarantuje dodatkowe zyski.


22 czerwca odbędzie się druga edycja bezpłatnych warsztatów pokazujących jak budować strategię firmy poprzez Hoshin Kanri.

Sprawdź i zapisz się