Standup meetings! Klucz do podnoszenia efektywności zespołu

Z takimi dylematami przystąpiliśmy do wdrażania spotkań odprawkowych pod koniec 2015 roku w Intrum Justitia. Był to początek tworzenia (jak się okazało po prawie 2 latach), serca i swoistego krwioobiegu naszego Lean. Po prawie 18 miesiącach możemy stwierdzić, że jest to główne narzędzie nadające właściwą dynamikę transformacji zespołów i procesów w kierunku Lean.
 
Czerwone czy zielone? To robi różnicę.

Ogólnie mówiąc, jest to trwające maksymalnie 20 minut spotkanie wszystkich osób z zespołu lub realizujących dany proces. Odbywa się zazwyczaj codziennie, a jego centralnym punktem jest tablica odprawkowa, na której zobrazowane są najważniejsze informacje dotyczące firmy, procesu, ale przede wszystkim zespołu oraz efektów jego pracy.

Ponieważ wykonanie ustalonych wskaźników procesu w zespole jest widoczne, każdy pracownik może szybko ustalić, czy realizacja procesu idzie zgodnie z planem. Zainteresowanych odsyłamy do internetu (wiele przykładów wideo) oraz zapoznanie się wynikami pewnej obserwacji - Hawthorne effect.




Board meeting (BM) – bo tak nazywamy nasze spotkania odprawkowe - to jeden z naszych głównych elementów sterowania i zarządzania wizualnego oraz doskonałe wsparcie kultury ciągłego doskonalenia w Intrum Justitia. Umożliwia szybką ocenę sytuacji w zespole lub procesie, jego kontrolę oraz ciągłe doskonalenie ludzi i procesów.

Każde spotkanie odbywa się zgodnie ze standardową agendą (ok. 15 - 20 minut) zawierającą:

• Omówienie realizacji celów (globalnego, procesu, zespołu);
• Zgłoszenie problemów oraz omówienie zdarzeń z ubiegłego dnia lub poprzedniej zmiany;
• Szybką informację o inicjatywach lub zmianach w procesie;
• Zebranie satysfakcji pracowników.

 
Elementy układanki

Każda tablica odprawkowa ma zbliżony układ, zawierający 5 podstawowych elementów:

• Sekcja Cele i Wyniki;
• Zidentyfikowane problemy (wraz z przypisaniem odpowiedzialności za poszukiwanie rozwiązań);
• Sekcja zadań (Tablica Zielone - Czerwone);
• Kalendarz Niko - Niko (badanie satysfakcji pracowników);
• Matrycę kompetencji w zespole (elastyczności pracowników).

Aby upewnić się że wypracowany standard działania jest utrzymywany, cyklicznie prowadzone są audyty zarządzania wizualnego. Obejmują one obszary związane z:

• Kompetencjami i rolami Lean Liderów;
• Postępem w standaryzacji procesu;
• Elementami zarządzania wizualnego (odpowiednie sekcje na tablicach odprawkowych);
• Standardem dokumentacji procesowej oraz najważniejsze:
• Podsumowaniem nauki zespołu oraz podnoszeniem kompetencji w zespołach.

Idealnie jest gdy zamieszczone informacje spełniają wymóg „dwóch sekund”, czyli możliwość samodzielnego zrozumienia informacji w ciągu 2. sekund od spojrzenia.
 
Ciągle pracujemy nad tym aby równie cyklicznie utrzymać drugi z audytów – dotyczący sposobu prowadzenia spotkania odprawkowego. Umożliwia on przekazanie informacji zwrotnej prowadzącemu spotkanie, bo nie zostało to dotychczas powiedziane, każdy z członków zespołu rotacyjnie realizuje spotkania odprawkowe jako prowadzący. Nabywa w ten sposób niepowtarzalne kompetencje, ale co ważniejsze – zostaje „wessany” przez kulturę Lean.

Informacja z audytu ma kilka olbrzymich zalety: jest wymierna, policzalna oraz koncentruje się na ocenie kompetencji, a nie ludzi. Wymaga również konsekwencji w prowadzeniu. 95% audytów jest wykonywanych przez liderów zespołów. Efekt w postaci wzmocnienia komunikacji i współpracy w firmie… niepoliczalny.

Obecnie oba wspomniane audyty prowadzone są głównie siłami Lean Team, lecz ciągle pracujemy nad tym, aby kompetencje były w całości przeniesione na zespoły i ich liderów.



Dlaczego chcemy to robić?

Jest wiele powodów, przede wszystkim traktujemy ten element kultury Lean, jako coś oczywistego. Warto wspomnieć także o:

• Uzyskaniu możliwości zarządzania istotnymi dla nas w danym momencie wskaźnikami, zarówno na poziomie zespołu jak i procesów głównych;
• Nie musimy pytać, wszystkie istotne informacje powinny być omawiane na odprawkach, wystarczy na nie przyjść. Jeżeli w tym czasie mam inne obowiązki, wystarczy że zobaczę tablicę danego zespołu w innym czasie;
• Pracownicy mogą zgłaszać, rozwiązywać oraz eskalować problemy, które przeszkadzają w realizacji celów;
• Podniesione przez pracowników problemy stają się źródłem wyzwań dla menedżerów, których rola zmienia się w ich „lodołamacza”;
• Informacje nie „giną” w komputerach;
• Budujemy silne relacje w zespołach;
• Planujemy Kaizen.

W naszej ocenie, największą korzyścią jest ciągła praca nad przełamywaniem silosów, wzmocnienie komunikacji w firmie oraz możliwość zbierania informacji o satysfakcji pracowników CODZIENNIE. Nieoceniony materiał da każdego lidera zespołu.



Jak zacząć pracować z tablicami na spotkaniach odprawkowych?

Nasze doświadczenia wskazują na to, że przede wszystkim trzeba zacząć. Wszyscy pracownicy chętnie angażują się w spotkania. Któż nie chce mieć realnego wpływu na swoje miejsce pracy? Jednak rola i znaczenie Board Meeting'u w zespole, ściśle zależy od zaangażowania liderów na każdym szczeblu organizacji. Zespół Lean na pewno powinien poświęcać temu odpowiednio dużo uwagi. Jest to zespół naczyń połączonych dlatego wszystkie zaniedbania szybko się mszczą.

Nie oczekujmy od razu 100% ideału, drobnymi krokami idźmy w tym kierunku.

Zawsze trzeba od czegoś zacząć, nawet jeżeli nie do końca wiemy co i jak zmierzyć oraz jak to przedstawić. Kontrolujmy i wizualizujmy najlepiej jak potrafimy, najlepiej ciągle się doskonaląc.
Cała organizacja powinna budować zaufanie, a każdy pracownik identyfikować i zgłaszać problemy w realizacji celów.

Grzegorz Kuszneruk Lean & Change Manager [email protected]

Wojciech Kozioł Lean & Change Manager [email protected]