Szukać marnotrawstw w procesie, czy jeszcze zanim proces powstanie – relacja z konferencji ABK

Organizatorzy podczas piętnastej edycji zdecydowali się na lekką modyfikację agendy oraz samej tematyki strumieni. Konferencję rozpoczął tradycyjnie KamiL Torczewski z Akademii Białego Kruka, wprowadzając nas w tematykę spotkania.



Pierwszy prelegent, Sebastian Gulka z DGS Poland, pokazał jak reprezentowana przez niego firma poradziła sobie z problemem związanym z rotacją pracowników. Jak mówił, są to dla pracodawcy ogromne, wręcz warte miliony koszty. W efekcie 1,5 rocznego programu zidentyfikowano obszary i czynniki skłaniające pracowników do odejścia, w tym w 38-procentach, w czasie krótszym niż trzy miesiące. Wewnętrze badanie pokazało, że pieniądze to nie kluczowy, choć również jeden z ważniejszych czynników. Prócz modyfikacji stawek i jasno określonych ścieżek kariery, zdecydowano się m.in. na zwiększenie ilości rekrutacji wewnętrznych. Zniesiono „uznaniowość” w premiowaniu i awansowaniu, a zastosowano aplikacje chętnych pracowników na wolne stanowisko i rozmowy kwalifikacyjne. Nowi pracownicy mają także dostęp do filmów pokazujących im jeszcze przed zatrudnieniem w zakładzie, jaki jest charakter pracy w wybranym dziale. Nie bez znaczenia było też pokazanie mieszkańcom, czym zajmuje się firma i zwiększenie rozpoznawalności zakładu w regionie.

Praca z DMAIC jak walka w ringu

Następnie jako prelegent na scenę powrócił KamiL Torczewski, rozbierając DMAIC na czynniki pierwsze. Podczas prelekcji towarzyszyła nam nieco zmieniona sentencja Jerzego Kuleja, brzmiąca w nowym wydaniu: „DMAIC, to nie szachy, tu trzeba myśleć”. Pułapki czekają na nas już w fazie Define, wzmagając się jeszcze w kolejnych krokach. Mierzenie danych? To nie problem, trudniej z wyborem odpowiednich. Analizujemy? Jednak, czy przyjęliśmy odpowiedni kierunek? Usprawniamy jeden dział, ale czy nie dodaliśmy w ten sposób kłopotów w drugim obszarze? W fazie Control - czy wyniki nie zostały zniekształcone przez ich niezbyt szczęśliwe połączenie? Prelegent obrazował to mocno wymownymi przykładami błędów z branży medycznej.



Filary angażujące ludzi

O kulturze Lean i rozwoju pracowników mówili Marcin Kamieński i Krzysztof Garkowski z Kompanii Piwowarskiej. Firma korzystając z WCM, posiada sformalizowaną strukturę i stosuje wiele narzędzi wspomagających każdy z filarów. Prelegenci pytali jak zaangażować przy tym ludzi? W obrazowy sposób pokazali cztery filary, które upatrują jako czynniki wspomagające zmiany: komunikację, rozwój, inspirację i element bez którego, każde działanie jest mocno utrudnione - czyli element zabawy, pasji. Ten filar został określony jako „have fun". Opór i niedowierzanie – te hamulce zaangażowania muszą być rozbijane przez ludzką stronę Lean.



Strategia, Taktyka, Akceptacja

Po przerwie uczestnicy rozdzielili się na trzy strumienie – strategia, taktyka i akceptacja. Jako pierwsi w strumieniu Strategia, przedstawiciele Poczty Polskiej Zbigniew Kowalski i Beata Pasieka, pokazali nam szereg projektów przeprowadzonych w tej ogromnej organizacji. Otwarcie się na nowe metody pracy przynosi spektakularne korzyści. W jednym z przykładów oszczędzono cztery godziny na każdym pojedynczym wydaniu, w innym zredukowano dziesiątki tysięcy przetwarzanych archiwalnych dokumentów do setek. Natomiast w kolejnym z projektów czas obsługi zadań zredukowano z czterdziestu godzin do trzech. Prelegenci zwrócili także uczestnikom uwagę na to, jak dużą siłę ma zwykłe 5S w organizacji o tak dużej skali.



Grzegorz Anczewski z AXA Ubezpieczenia, w strumieniu Akceptacja, pokazał totalną reorganizację procesu likwidacji szkód. W dwudziestodniowym procesie było sporo etapów oczekiwania. Obsługiwana szkoda przechodziła przez kolejne działy, a ewentualne zatory blokowały pracę do momentu wyjaśnienia sprawy w innej części firmy. Zdecydowano o tym, by szkoda od początku do końca była realizowana w jednym zespole - począwszy od rejestracji, przez kosztorys, po wypłatę odszkodowania. Proces w ten sposób skraca się średnio do kilku dni, a nawet kilku godzin. Jednak w nowym procesie pojawiają się oczywiście także nowe wyzwania - np. zapewnienie kompletności zespołu w przypadku nieobecności jednego lub kilku jego członków.

Marnotrawstwo już na etapie tworzenia

Michał Hałas z Grupy ODITK opowiadał o ukrytym skarbie w dziale konstruktorów. Tysiące „leanowców” walczy z marnotrawstwem w procesach na całym świecie, podczas gdy konstruktorzy mogą zaoszczędzić jeszcze więcej, projektując już na początku produkt tak, by proces produkcyjny wymagał o wiele mniej kroków i miał wbudowane Poka-Yoke. Upraszczanie produkcji już w komputerach i głowach inżynierów wymusza metoda Metoda Design For Asembly (DFA), której Michał Hałas poświęcił swoją prelekcję.



W strumieniu Taktyka, Ewa Łukawska z HTL-Strefa przedstawiła w jaki sposób w tej firmie, produkującej igły insulinowe połączono analizę Yamazumi i standaryzację. Grzegorz Stępień z MW Lublin również pokazał szereg narzędzi pomagających w standaryzowaniu pracy oraz rozwiązywania problemów. Jak mówił,  te elementy pomogły w zmianie charakteru pracy, tak by pracownicy nie musieli działać stale w tzw. „trybie strażaka”.



Na koniec odbyły się panele dyskusyjne. Tym razem zdecydowano się już nie łączyć sali podczas ostatniej przerwy, a uczestników skierowano na interesujące tematy dyskusji: Strategia vs. Operacja, Kaizen vs. Six Sigma i Narzędzia vs. Kultura. Drugiego dnia podczas 15. Konferencji Lean | Six Sigma Akademii Białego Kruka odbyły się natomiast warsztaty i wizyty benchmarkingowe.