Projekty Kaizen a zmiana kultury organizacyjnej firmy, czyli relacja z jubileuszowego XV Europejskiego Kongresu Kaizen

Pierwszego dnia, prelegenci – praktycy z najbardziej uznanych europejskich firm działających w kulturze Kaizen, zaprezentowali „case studies” dotyczące przełomowych projektów. W drugiej części pierwszego dnia odbyły się dodatkowo praktyczne warsztaty, tzw. Kaizen Streams, podzielone na bloki tematyczne. Gemba Walk, czyli wizyty w firmach produkcyjnych stosujących założenia koncepcji lean management – to drugi dzień Kongresu. W trakcie ostatniego dnia spotkania uczestniczy mieli możliwość wzięcia udziału w praktycznych warsztatach Kaizen Workshop w dwóch firmach produkcyjnych, które podzieliły się swoim doświadczeniem, omawiając stosowane w praktyce rozwiązania. Doskonałą okazją do wymiany doświadczeń i nawiązania nowych kontaktów był również uroczysty bankiet – zorganizowany pierwszego dnia wydarzenia. Podczas bankietu zostały wręczone wyróżnienia TOP KAIZEN™ 2018 oraz nagroda KAIZEN™ Awards Poland 2018 dla firm cechujących się wyjątkowo wysokim poziomem wdrożenia rozwiązań optymalizacyjnych.



Kongres rozpoczęło wystąpienie Jayanth’a Murthy, światowej klasy eksperta z ponad 25-letnim, międzynarodowym doświadczeniem optymalizacyjnym w branży produkcyjnej i usługowej w ponad 30 państwach, m.in. na Bliskim Wschodzie, w Afryce oraz Indiach.  Gość omówił ciągłe doskonalenie z punktu widzenia dwóch obszarów: Daily Kaizen i Breakthrough Kaizen (przełomowych projektów Kaizen). Zasadniczą rolą projektów Kaizen jest rozwiązywanie problemów, doskonalenie organizacji, praca z PDCA, a przez to osiąganie ewolucyjnych rezultatów zgodnych z potrzebami operacyjnymi i biznesowymi. Prelegent wskazał ponadto na ważny aspekt, a mianowicie rolę innowacji w organizacjach, których implementacja, zdaniem gościa, powinna iść w parze ze standaryzacją i ciągłym doskonaleniem – Kaizen. Jasno określona wizja i cel działań, próbowanie wypracowanych pomysłów, Gemba, praca z ludźmi oparta na metodach pracy zespołowej (w tym burzy mózgów) to najważniejsze przesłania prelegenta. „Soft part is hard part in building culture” – podsumował Jayanth Murthy.

Innowacje kluczem do efektywnej produkcji

Drugą prelekcję wygłosili Marzena Sielska oraz Andrzej Tokarz z firmy FCA Poland S.A. W swoim wystąpieniu zaprezentowali nowatorskie podejście dotyczące eliminowania marnotrastwa – koncepcję „blue room”. Koncepcja ta jest strategią mającą na celu redukowanie marnotrawstwa w zaplanowany i systematyczny sposób, tak aby zapewnić osiągnięcie celów budżetowych w dalszej perspektywie. „Blue room” to program wdrożony w 7 zakładach firmy i składający się z następujących kroków: weryfikacji i analizy kosztów, identyfikacji strat, doboru metod i narzędzi pomocnych w eliminowaniu strat, zarządzania zasobami ludzkimi, zarządzania projektami, sprawdzenia wyników oraz „daily kaizen”. Omówiona przez gości koncepcja służy zdefiniowaniu problemów oraz potrzeb organizacji, a ich realizacja wspomagana jest przez „Plant Academy”. Wystąpienie zakończyły praktyczne przykłady projektów oraz najefektywniejszych rozwiązań wdrażanych na liniach produkcyjnych, takich jak: matryca eliminacji rozwiązań, logistyczne usprawnienia, nowe wózki „kittingowe”, autonomiczne wózki czy systemy „kartezjańskie”.



Słuchamy, współdziałamy, usprawniamy…

Wojciech Smardz, dyrektor biura doskonalenia procesów z firmy PKP Energetyka, przedstawił  program ciągłego doskonalenia: „Krok po Kroku”. Program ten działa w PKP Energetyka od 1,5 roku i jest on spójny z wartościami organizacji. Wzrost efektywności, organizacja ucząca się, bezpieczeństwo, współpraca, zaangażowanie i słuchanie to kluczowe cele i założenia tej inicjatywy. Realizacja modelu „Krok po Kroku” odbywa się w czterech etapach obejmujących: przygotowanie i analizę raportu diagnostycznego, działania pilotażowe w 16 lokalizacjach, działania wdrożeniowe oraz utrzymanie wypracowanych praktyk. Prelegent zrelacjonował szczegółowo projekty związane z programem, które dotyczą  pracy z daily kaizen w obszarach organizacji zespołów oraz miejsc pracy, systemu Last Planner (systemu do monitorowania realizacji inwestycji budowlanych, wypracowanego i walidowanego podczas działań pilotażowanych) oraz systemu sugestii pracowniczych jako narzędzia służącego standaryzacji pracy i  rozwiązywaniu problemów. Wojciech Smardz scharakteryzował  ponadto propozycję podziału ról i osób zaangażowanych w realizację tego przedsięwzięcia,  na którą składa się grupa 80 osób – pracowników PKP Energetyka. Poprawa komunikacji w zespołach, wypracowanie umiejętności pracy z KPI, praca z PDCA, 5S wdrożone w 239 miejscach, implementacja wspólnych standardów pracy, bezpieczniejsze miejsca pracy (alerty bezpieczeństwa) oraz wzrost efektywności pracy to najważniejsze korzyści wskazane i zwizualizowane podczas wystąpienia.



Kaizen/Lean w przemyśle paliwowym

Lean w przemyśle paliwowym to tematyka kolejnego wystąpienia – Carmen Beernaert, Senior Executive z Kaizen Institute. Prelegentka rozpoczęła swoją prezentację od omówienia historii firmy Shell, a następnie, bazując na doświadczeniach z międzynarodowych projektów, przedstawiła kluczowe aspekty istotne dla osiągnięcia przełomowych rezultatów. Carmen Beernaert przytoczyła specyfikę branży paliwowej, uwzględniając cechy indywidualne oraz wspólne dla wdrażania Kaizen w porównaniu z innymi branżami. Wskazała dodatkowo na bardzo istotny aspekt jakim jest zmiana rutyny, codziennych nawyków i zachowań w ciągłym doskonaleniu. Wielokrotnie wyeksponowana została ważna rola zasobów ludzkich jako czynnika sukcesu i powodzenia w zmianie. Niezwykle istotnymi elementami są więc zachęcanie ludzi i umożliwianie im samym wypracowywanie rozwiązań, poświęcenie czasu na zrozumienie ich problemów oraz skuteczne motywowanie. Eksploracja korzyści z pracy z Kaizen, angażowanie osób pozytywnie nastawionych i zmotywowanych, to klucz do osiągnięcia zadowalających rezultatów w dalszej perspektywie.



Więcej słuchać, mniej mówić…

„Jeśli istnieje jakiś jeden sekret sukcesu, to jest to umiejętność przyjmowania cudzego punktu widzenia i patrzenia z tej perspektywy z równą łatwością jak z własnej” – Henry Ford. Przedstawiciele firmy PPG Deco – Tomasz Maleszka (Manager BPI), Natalia Wójcik (Koordynator BPI) oraz Marcin Ziomko (Trener wewnętrzny, operator) zaprezentowali case study dotyczący zmiany kultury z 3 perspektyw: linii produkcyjnej, zakładu, grupy zakładów.  Elastyczność sezonowa, rozwój gospodarczy i doświadczeni pracownicy (średni staż pracowników firmy przekraczający 20 lat) to największe wyzwania stojące przed organizacją. Zdobyte przez lata doświadczenie – stanowiące mocną stronę zakładu, to jednocześnie największe ograniczenie w dalszym jego rozwoju. Aktywności z Kaizen rozpoczęto w PPG Deco od wypracowania i zdefiniowania wspólnych celów w 5 krajach. Kultura bezpieczeństwa, elastyczny łańcuch dostaw, jakość, efektywność kosztów oraz zaangażowanie pracowników to główne obszary i zarazem wyzwania na drodze organizacji ku doskonałości.  Receptą gości na trwałość wprowadzanych zmian są: innowacyjne podejście do SMED, praca zespołowa i komunikacja, wyodrębniona rola trenera wewnętrznego, dzielącego się wiedzą i doświadczeniem oraz  identyfikacja tzw. „perełek w zespołach”. Podczas prelekcji wielokrotnie poruszony został temat wielopokoleniowości zespołów. Wskazówkami prelegentów w pracy z doświadczonymi pracownikami są rozmowa, motywowanie i indywidualne przekonywanie, jak również wykorzystanie matryc kompetencji jako narzędzia badania i balansowania poziomu wiedzy w zespołach.



Właściwy czas, właściwe miejsce, właściwi ludzie…

Ciągłe doskonalenie w banku, to zagadnienie omówione w trakcie ostatniej prezentacji tegorocznego Kongresu. Jak pracować z ciągłym doskonaleniem, gdy mamy na co dzień do czynienia z dziesiątkami różnych procesów, o różnym stopniu skomplikowania i automatyzacji? Jak rozpocząć wysiłek optymalizacyjny i od którego miejsca zacząć? – na te pytania odpowiedział Jakub Konewka, dyrektor departamentu banku Santander Bank Polska. Początek drogi banku z Kaizen, to znalezienie odpowiedzi na trzy pytania: dlaczego i jak? kim są nasi klienci i jakie są nasze procesy oraz co jest naprawdę ważne dla organizacji? Skuteczne wdrożenie zmian, zdaniem gościa, to połączenie czynnika ludzkiego z technologią, co jest  możliwe do osiągnięcia poprzez zmiany administracyjne i budowanie świadomości, automatyzację (RPA) oraz zmiany systemowe (Agile). Jakub Konewka wskazał na następujące elementy przyczyniające się do osiągnięcia sukcesu: znalezienie zdeterminowanego lidera, opracowanie celów powiązanych ze strategią firmy, łączenie podejść Top down i Bottom up jednocześnie, określenie priorytetów („rozpocznij tam gdzie możesz osiągnąć rezultaty bez skomplikowanych działań”), pokazanie korzyści, ustrukturyzowanie programu poprawy, pracuj-komunikuj-rozwijaj kompetencje, oceniaj i dostosowuj procesy optymalizacji i co najważniejsze demonstruj każdego dnia wiarę w ciągłe doskonalenie i korzyści z niego płynące.



Jubileuszowy XV Europejski Kongres Kaizen, z całą pewnością, będzie stanowił inspirację dla kadry zarządzającej oraz osób zmagających się na co dzień z ciągłym doskonaleniem. Ludzie, praca zespołowa, komunikacja, jasno określona wizja i cele to niewątpliwie bardzo ważne determinanty oraz część wspólna wszystkich projektów Kaizen.