Lean w pracy zdalnej i wirtualne spotkania, też mają szansę działać - relacja Lean Summit

Konferencje w formie online, to pod kątem pozyskiwania formalnej i nieformalnej, to dwa różne światy w porównaniu do tradycyjnych, hotelowych spotkań. Utrzymanie pełnej koncentracji, przez kilka godzin, przed ekranem komputera, bardzo trudne, dlatego być może tym bardziej, w dobie organizowanych szkoleń online, warto treningowo, jako uczestnik próbować uczyć się jak najsprawniej przyswajać podawaną w tej formie wiedzę.

Podczas konferencji zorganizowanej przez Leanpassion na 15-lecie istnienia firmy, postawiono na kontynuację pełnego profesjonalizmu oprawy, a jednocześnie na prostotę i otwartość dla użytkowników poprzez wykorzystanie wszystkim znanej szeroko platformy wideo.



A jak merytorycznie? Zapraszam do zapoznania się z szeregiem ciekawych myśli, które mogą być bazą do dalszego rozwijania tematu, bądź do inspiracji w działaniu w przedstawionej formie.

Leaning remote teams – Jak wykorzystać Lean do zarządzania zespołami zdalnymi

Tymoteusz Myśliwiec Transformation Manager Leanpassion, expert office, services & remote 

- Czy ta elastyczność pracy zdalnej nie sprawiła, że zaczęliśmy mentalnie pracować 24/7? „Pracuję z przerwami od rana do wieczora, a nie jestem nadal pewien, czy zrobiłem wystarczająco” – mówią pracownicy.

- „To przejście od pracy zespołowej na działanie transakcyjne” – to również jedno z odczuć pracowników postawionych w ich nowej sytuacji zawodowej, pracy zdalnej.

- Mamy odczucie, że w pracy spotkań jest więcej i są organizowane bardziej ad hoc.

- Ciężko opowiada się z pasją patrząc w oczy tylko zestawowi kółeczek.

- Weźmy to biuro i zacznijmy robić je zdalnie, akceptując jednocześnie zespół takim jaki jest, z dzieckiem na kolanach.

- Zacznijmy od tego, żeby ze spotkania zrobić spotkanie, a nie „calla” i zróbmy dokładnie to, co robiliśmy przy tej tablicy. To spotkanie, które ma określone ramy i określony czas. Widzimy się na kamerach i jestem na spotkaniu, a nie przyzwalamy na pracę i klikanie na boku.

- Przenoszę fizyczną tablicę do online (wystarczy wystartować w excelu).

- Komentarz jednego z uczestników: „Podczas daily stand up - nawet jeśli pracujemy z domu... wszyscy stoimy. Kamerki włączone, to bardzo pomaga w zaangażowaniu! A tablica wirtualna :)”

- Zespół, to 8 do 12 osób, jeśli jest w większej ilości nie jesteśmy go w stanie przeprowadzić sprawnie.

- Podsumowując: „Tak samo, tylko zdalnie” i używając odpowiednio wspomagających nas w tym narzędzi.

Wyniki zamiast wymówek – Jak zintegrować zespół oraz zwiększyć zaangażowanie i produktywność w trudnych czasach

Radek Drzewiecki – założyciel Leanpassion

- Lean się nie wdraża, lean się można jedynie stać.

- Zrobiliśmy setki rzeczy dobrze i tysiące rzeczy źle.

- Jako zespół wykazaliśmy się ponadprzeciętną możliwością do adaptacji – a o tym jest lean, by wychodzić ze strefy komfortu.

- Myślisz o kaizen, to nie myśl, żeby płacić za „pomysły” – tu nie chodzi o to, by dostać pomysły, tylko znaleźć problemy, które mają nasi pracownicy.

- Nie musisz mieć charyzmy ani tytułu MBA, aby być motorem zmian w firmie, ale wiarę, determinację, pokorę, co pozwoli na przewodzenie z szacunkiem.

- „Zaskakują nas nowe ograniczenia i wytyczne? To dobrze, bo zaczyna się nowe rozdanie i każdy ma równe szanse, by zaadaptować się na nowo i zwyciężać” – inspirowane postawą Łukasza Kruczka, trenera reprezentacji w skokach narciarskich

- Zamiast narzucać ludziom własną wolę, odkrywajmy ich chęci do usprawnień - „Nie wiń ludzi za problemy, pomagaj im je usuwać”

- Przywództwo, jako prowadzenie firmy w przyszłość, a zarządzanie, jako zespół procesów, które sprawiają, że firma działa sprawnie.

- Dobry lider, to wiedza + umiejętności x postawa – ostatecznie to postawa wobec misji firmy sprawia, czy lider zostaje w tej firmie na dłużej



Lean Action Workout 100% online - jak przekraczamy własne granice

Michał Gondek z Columbus Energy - Prokurent, Dyrektor Pionu Techniczno-Inwestycyjnego Columbus Energy S.A

- Tak duży rozwój jak Columbusa, przynosi bardzo duże szanse, ale też nowe zagrożenia – stąd szukaliśmy sposobu jak zacząć rosnąć systemowo i systemowo rozwiązywać problemy.

- Lean to droga, która jednocześnie wspomaga w rozwoju, a jednocześnie nie spowalnia tego, co dotąd działo się w firmie.

- Poprzez misję, wizję, cele strategiczne, poprzez codzienne zarządzanie wizualne.

- Board meeting wydaje się prosty – to tylko wykresy, dane, ale w rzeczywistości, by przeprowadzić go efektywnie potrzeba bardzo dużego zaangażowania intelektualnego.

- Dajemy ludziom okazję do systemowego rozwiązywania problemów 200 razy w roku.

- Ważne jest to, aby wskaźniki opisać w odpowiedni sposób, tak aby każdy z uczestników spotkania rozumiał prezentowane wskaźniki dokładnie w taki sam sposób, jak pozostałe osoby.



Strategia Lean jako sposób na zbudowanie zdolności do adaptacji w kryzysie

Filip Makowski Prezes Zarządu York sp. z o.o.

- Zależało nam na tym, by zmiany były zmianami trwałymi, niezależnie od sytuacji rynkowej.

- Dokąd zmierzamy i gdzie jesteśmy, czy nie biegamy z pustymi taczkami? Okazuje się, że tak naprawdę 3 godziny z dnia pracy spędzamy na faktycznym dostarczaniu wartości.

- Na produkcji funkcjonują tablice hour by hour – na początku był opór, po co mamy wpisywać, natomiast jest to idealne narzędzie także dla pracowników, bo widzą jak ciężko pracowali, są w stanie praktycznie w każdej minucie ocenić jak wykonują swoją pracę, a jednocześnie jest to świetne narzędzie do przenoszenia informacji.

- Zmiana jest zawsze trudna, lubimy robić tak jak robimy.

- Musimy pamiętać, że każdy ma inne tempo przyswajania zmian i wyzwaniem jest sprawdzanie jego stanu i wzbudzanie zaangażowania.

- Gdy firma pracuje zdalnie, nie ma okazji do spotkań na przerwie przy kawie. Wtedy istotne jest, by prowadzący spotkanie poranne zostawiał przestrzeń do „small talków”.



Prepare for the unprepared - how to keep the team together in any situation

Vital Heynen – trener reprezentacji Polski w siatkówce

- Na początku jest tak, że są ludzie, których nie lubisz, ale warto ich lepiej poznać , mieć otwarte nastawienie do ludzi i do nowo poznawanych rzeczy.

- Trzeba oczekiwać nieprzewidywalnych rzeczy, życie jest nieprzewidywalne

- Podejście trenera do swoich zawodników: niezależnie od tego, czy zawodnik ma mocną osobowość, czy słabą, czy lepiej zna angielski, czy gorzej – na koniec ważne, by był z siebie dumny.

- Wspólne cele pozabiznesowe scalają drużyny – nie chodzi tu o kręgle, ale na przykład wspólne wejście na Rysy, co jest bardzo wymagającym i scalającym celem.

- Aby rozwijać ludzi, sam muszę się rozwijać – rozwijanie zawodników zaczyna się od trenera.

- Nie ma czegoś takiego jak doskonały gracz, bo zawsze znajdziemy coś co możemy rozwijać.

- 20% naszych decyzji, to błędy – i musimy to zaakceptować. Ludzie bardzo chcą być doskonali, ale muszą uczyć się je akceptować. Można opierać się na koncepcji błędów akceptowalnych i nieakceptowalnych.

- Następnym elementem przygotowania na nieprzewidywalne, jest to, że drużyna idzie w jednym kierunku, nawet gdy to jest zły kierunek.

- Jeżeli są konflikty, musimy mieć jakiś sposób zarządzania konfliktem, najpierw zmniejszamy konflikt do jak najmniejszej grupy, a następnie staramy się go zażegnać.

- Znając ważne daty swoich graczy i respektując je, powodujesz, że kiedy jesteś już podczas pracy, zawodnicy skupiają się tylko na naszym wspólnym celu.

- Siłą lidera wykazuje się tym, że jest w stanie dać odpowiedzialność innym ludziom.



Jak podłączyć pracowników do strategii firmy i zwiększyć produktywność o 27%

Maciej Molczyk - Członek Zarządu Leanpassion

- Ponad 80% procesów w pracy nigdy nie zostało zmierzonych, czyli de facto nie wiemy jak sprawnie jesteśmy je wstanie wykonać.

- Większość działań jest wykonywanych punktowo, co prowadzi do porażki, firma nie przechodzi prawdziwej transformacji.

- Przez misję, wizję dochodzimy do tego, by ludzie nie przychodzili tylko do pracy, ale rzeczywiście czuli, po co tu jesteśmy.

- Jako lider, wiem dokładnie jaki mam standard, a nie zarządzam improwizując.

- Jeśli wpiszemy działania Lean w DNA firmy, osiągniemy jak firmy Iglotex, czy El-Cab ponad 25% wzrostu produktywności, a przy tym 100-procentowy wskaźnik zaangażowania menadżerów w realizację misji, wizji i celów przedsiębiorstwa.

- Praca w gemba to ciągłe eksperymenty zgodnie z PDCA.

- Jeśli nie zajmiemy się doskonaleniem swoich procesów, w końcu inne firmy uciekną nam daleko, nie ma odwrotu, zmiana świadomości wśród zarządzających po prostu musi nastąpić, by firma przetrwała.

Wszystkie ręce na pokład - jak dzięki technologii zaangażować większość pracowników w doskonalenie firmy?

Bartosz Długokęcki – CEO Sherlock Waste

- Identyfikujemy i eliminujemy marnotrawstwa – wszystkie ręce na pokład.

- Czym jest problem? To rozbieżność między tym, jak jest, a tym jak chcielibyśmy, żeby było.

- O ilu faktycznie problemach organizacji wiesz? Ile zaoszczędzilibyście, gdybyście byli w stanie o nich dowiedzieć i łatwo rozeznać, który z nich jest rzeczywiście warty jak najszybszego rozwiązania.

- Problemy pojawiają się tu i teraz i powinny być bardzo łatwo zgłaszane – samo wypełnienie formularza nie może być barierą i motywacją do pozostawienia problemu samemu sobie.

- W identyfikacji marnotrawstw technologia może nas wesprzeć bardzo dobrze, ale by w drugim etapie zaangażowanie nadal było duże, przygotuj swoich liderów.

- Pytaj o problemy zamiast prosić o pomysły.

- Nie musisz rozwiązywać wszystkiego, tylko sukcesywnie rozwiązywać, to co jest najważniejsze.



Ta nietypowa relacja niech będzie bazą do tego, by przemyśleć swoje działania doskonalące, swoją postawę liderską i weryfikację drogi swojej firmy. Czy możesz powiedzieć, że twój zespół gra w jednej drużynie, jak wpłynęło na drużynę rozdzielenie jej do setek prywatnych domów i czy Twoja firma wdraża lean, czy może jest lean, dzięki zaangażowanym ludziom?