Czy stosujesz zasadę 5xKto? - relacja z konferencji XII Lean Six Sigma

Wrocławska konferencja Lean Six Sigma to wydarzenie, podczas którego poszukujemy odpowiedzi na nurtujące menadżerów pytanie: "Lean i Się Sigma - czy łączyć,  jak łączyć, gdzie wykorzystywać?" Podczas konferencji rok rocznie dostajemy cząstkę wiedzy w tym temacie.

Six Sigma użyta do wdrożenia narzędzi Lean?

Pierwsza prelekcja otrzymała kontrowersyjny zapewne dla części uczestników tytuł: „Jak wykorzystać Six Sigmę do wdrożenia narzędzia Lean”. Paweł Kokorczak i Dominik Kania z Woodward próbowali okiełznać niedziałający program Kaizen, który po pierwszej optymistycznej fazie z ponad setką pomysłów, upadł, generując w kolejnych latach po osiem wniosków rocznie. Prelegenci postanowili naprawić program sugestii używając DMADV. Analizowali wszystkie aspekty działania programu, począwszy od karty zgłoszeniowej, poprzez sposób oceny wniosku, motywację pracowników do usprawniania jak i system nagradzania za wdrożone pomysły. Ostatecznie wprowadzając wypracowane modyfikacje zwiększono znacznie liczbę pomysłów i zadbano o to by każdy pracownik otrzymywał informację zwrotną. Obecnie realizaowanych jest 85% zgłoszonych wniosków,  a 72% z nich wdrażają autorzy pomysłów.



Autonomia i odpowiedzialność

O drodze do budowy autonomicznych zespołów w oparciu o sześć filarów doskonalenia opowiadały Natalia Jażdżewska i Magdalena Reczuch z Mondelez Polska Production. W ramach zespołów funkcjonujących w zakładzie, pracownicy przyjmują role operatora i właściciela maszyny, właściciela systemu oraz technika liniowego. Proces doskonalenia ich umiejętności jest wyrażony w kilku ustandaryzowanych stopniach. Każdy pracownik wie, na jakim etapie rozwoju jest pracownik obecnie i jaki plan działania przyjąć dla niego na kolejny rok. Najwyższym stopniem jest trener, który może samodzielnie szkolić kolejnych operatorów. „Naucz ludzi widzieć straty i czuć, że są właścicielami swojego stanowiska, maszyny, procesu”  - zachęcały uczestników onferencji prelegentki.

Agnieszka Kąkol z firmy Faurecia przeprowadziła nas przez proces tworzenia kultury Lean w swojej organizacji. Prelegentka zwróciła uwagę na to w jaki sposób wcześniejsze działania, takie jak wielkie akcje redukcji kosztów mają wpływ na późniejsze ograniczenia, które stawiają sobie sami pracownicy. Niezbędne jest poszukiwanie i usuwanie barier powodujących niechęć do rozwiązywania problemów. W firmie wykorzystano w tym celu tak zwanych moderatorów wspierających, którzy służą pracownikom wiedzą techniczną.

Nie tędy droga

Czy w naszym zakładzie, życiu i gdy napotykamy problem zdarza się nam pytać: „5x kto?”. Kto zawinił, kto do tego doprowadził, kto nie dopilnował... – te frazy zdają się mimowolnie pojawiać w głowach wielu zarządzających. Anna Grabowska-Grabiec przypomniała, że poprawną techniką jest „5 x dlaczego?”. Pytanie: dlaczego, dlaczego, dlaczego, dlaczego zanosi nas do znalezienia przyczyny źródłowej problemów. Gdy drążymy problem uparcie pytając „5 x kto?”, doprowadzamy jedynie do jeszcze większego strachu pracowników i idącego za tym ukrywania małych problemów, które później wybuchną ze zdwojoną siłą.



Po pierwszych czterech wystąpieniach przyszedł czas na prelekcje w trzech mniejszych grupach tematycznych. W części przeznaczonej dla pracowników zainteresowanych doskonaleniem procesów w biurach i usługach, wystąpił Jacek Kruszewski z Mazda Motor Poland oraz przedstawiciele Banku Millennium – Michał Krasnodębski i Piotr Maj. Jak poszukiwać wartość z punktu widzenia klienta, jak odwrócić w tym względzie myślenie – opowiadał Jacek Kruszewski. Pokazywał „model odwróconego myślenia”, w którym punktem wyjścia są emocje towarzyszące spotkaniu klienta z naszym produktem i usługą. To właśnie to doświadczenie, definiuje kształt naszych zachowań, modelu zarządzania, procesów, a ostatecznie naszego produktu.

Prelegenci Banku Millennium przedstawili natomiast ciekawy przykład usprawnienia procesu przyznawania gwarancji bankowych przy zastosowaniu Lean i Six Sigma. Zwrócili przy tym uwagę na sprawę zgodności z prawem bankowym i nadzorem KNF-u. Przyznali, że stanowi to oczywiście pewne ograniczenia w ich pracy, jednak nadal można znacznie upraszczać procesy. Musimy mieć sprawny mechanizm sprawdzania, czy nowy proces stoi w zgodności z obecnym prawem. W przedstawianym przypadku czas oczekiwania klienta skrócono o 50%.

Sprawdź jak nagradzasz za pomysły

W sekcji produkcyjnej pojawił się temat zaangażowania liderów produkcji, ale także mieliśmy możliwość wysłuchania case study z wykorzystania Lean Six Sigma w firmach Essentra Packing i SWM INTL. W sekcji Continuous Improvement królowały tematy dotyczące strategii, struktury ciągłego doskonalenia i budowy programu sugestii. Ewa Muciek z Santander pokazała, że duże nagrody nie zawsze ciągną za sobą setki zmian. W omawianym przypadku, dopiero rekonstrukcja programu - i co zaskakujące - zmiana dużych nagród na drobne upominki wraz z dołączeniem działań wspierających, przyniosły nowe życie programowi sugestii. Wspierani pracownicy zgłaszają nadal wiele pomysłów na usprawnienia w codziennej pracy.



Na koniec uczestnicy ponownie zebrali się w połączonej sali, by wysłuchać debaty panelistów i wystąpienia Kamila Torczewskiego z Akademii Białego Kruka. Jak używać mądrze Six Sigmy? Gdzie ją wykorzystywać i czy brnąć ścieżką DMAIC-a mimo wstępnego oporu? Chcąc stosować Six Sigmę w firmie, ustalmy strategię. Unikniemy wtedy rozmycia odpowiedzialności i powolnego zatracania się wyuczonych narzędzi. Podejście oparte na przeszkoleniu założonej ilości Green Beltów i Black Beltów, bez dalszej, konkretnej i zaplanowanej wizji wykorzystania tej wiedzy, nie przyniesie firmie żadnych pozytywnych rezultatów.



XII Konferencja Lean Six Sigma ulokowana niezmiennie na Politechnice Wrocławskiej, pozostaje największym propagatorem metodyki Six Sigma, chociaż - ku uciesze jednych, ale też niezadowoleniu innych, skierowała się w tym roku jeszcze mocniej w stronę Lean. Organizator cały czas szuka w tym temacie złotego środka, tak by zadowolić wiernych Six Sigmie, wymagających analityków przemierzających ścieżkę DMAIC jak i fascynatów Lean, zwolenników stosowania PDCA. A konferencja Lean Six Sigma w tym roku po raz drugi odbędzie się w specjalnej, listopadowej edycji pochylającej się nad doskonaleniem procesów usługowych.